ビジネスメールで依頼をする時って?書き方のポイントと例

2017.4.6 公開

re_pixta_27937093_L-min


ビジネスメールで重要になってくるのが「依頼メール」です。
依頼の内容は様々あり、見積もりの依頼や相談、お願いごとなど他にもたくさんあります。

そこで今回は、ビジネスメールで依頼をする時の書き方のポイントをご紹介していきます。

依頼のメールを書く際のポイント

依頼メールは相手がクライアントやお客様であれば、細心の注意を払う必要があります。

ビジネスメールの書き方のポイントを押さえて、仕事を円滑に進めましょう。
3つのポイントがありますので順番に見ていきましょう。

依頼の内容を明確にする

ビジネスメールの依頼の書き方はとても大切です。
書き方によっては返答が後回しにされてしまうなんてこともあるかもしれません。

依頼をするのであれば、依頼内容を簡潔で明確に明記することが重要です。

また、返答の期日があるのであれば日時についても忘れずに記載する必要があります。

依頼が急ぎであったにも関わらず、「返答期日の記載を忘れてしまい後々トラブルになってしまった」なんてことがないように気を付けましょう。

依頼の理由をはっきりと記載する

ビジネスメールで依頼をする時は、依頼の理由を明確に伝える必要があります。
理由が不明確な場合は相手が不審に思うかもしれません。

どういう経緯で相手に依頼をすることになったのかを伝えると相手も事情が分かっていいでしょう。

相手への心づかいをしっかりと

ビジネスメールは内容を明確に伝えることも大事ですが、受け取り手の時間を割いてもらっているわけですから相手への配慮が重要になります。

また、配慮が感じられるメールであれば仕事も円滑に進めることが出来るかもしれません。

お願いの仕方一つでも受け取り手の気持ちも変わってきますので相手が不快、不安に感じるメールにならないように十分配慮をしましょう。

依頼のビジネスメールの書き方例

仕事では不可欠なコミュニケーションツールのメールの書き方の基本をおさえましょう。
これからビジネスメールの書き方の例をいくつかご紹介していきます。

件名

ビジネスメールは件名を見ただけで内容が伝わるようにすると相手の対応も早いでしょう。

下記のような件名では内容が伝わりません。

【分かりずらい件名の例】

・打ち合わせ場所の件
・アンケートのお願い
・プレゼン資料をお送りします

これらを内容が伝わるように書くとこのようになります。

【分かりやすい件名の例】

・○月○日の企画書作成打ち合わせ場所の件
・□□についてのアンケートのお願い
・△月△日企画会議のプレゼン資料をお送りします

他にも重要な内容の場合はその旨が伝わるように目を引くようなものにしなくてはいけません。

すぐにメールを確認してもらう必要がある場合は、【重要事項】【至急のご確認】などのように【かっこ】を用いて目を引くようにしましょう。

しかし、あまりにも長い件名だと分かりにくくなってしまうので、短くわかりやすくまとめることが大切です。

相手の社名、肩書、氏名~本文

ビジネスメールでは本文の頭には必ず1行目に社名(株式会社などは省略せずに)、2行目に部署名、3行目に肩書・氏名を入れましょう。

書き出しの時候の挨拶は不要となります。

下記の例のように「お世話になっております」などの簡単な挨拶にしましょう。

【例】

○○○株式会社
販促事業部
課長 ○○様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の○○です。

本文は相手に分かりやすいように書きましょう。
結論、理由、具体的な例、まとめの順番に書くと分かりやすくなるでしょう。

また、何かをお願いするメールを送るときは、言葉使いに注意をしなければいけません。
「大変恐縮ですが」「お手数ですが」など、クッション言葉をはさむと丁寧な印象を与えることが出来ます。

終わりの挨拶

締めの挨拶でも時候の挨拶は不要となります。

ビジネスメールは挨拶で始まり挨拶で終わります。

「何卒よろしくお願い申し上げます」
「お手数ですがご検討いただけますと幸いです」

などを文末につけて締めくくりましょう。

メールの最後に結びの挨拶があったほうが印象が良くなります。
仕事を円滑に進めていくためにも結びの挨拶はしっかりとしましょう。

ビジネスメールを書いてみよう

ビジネスメールは仕事では欠かせないコミュニケーションツールです。
ビジネスツールの基本をおさえて相手に信頼されるようなビジネスメールを書いてみましょう。

転職ファインダー

キャラクター紹介キャラクター紹介

転職ファインダマン

転職ファインダマン
転職エージェント研究所の所長。転職のことなら何でも知ってる。おせっかい。

助手

助手
ファインダマンの助手。元大手企業の人事担当。冷静。たまに読者に喋りかける。

鈴木 一郎

鈴木 一郎
転職活動中のサラリーマン。転職の悩みを毎回研究所に持ってくる。

ピックアップピックアップ記事

プロと転職成功者の体験談から導く!転職活動で成功する人と失敗する人の違い

【転職の疑問を解決!】転職エージェントが無料の理由

登録前にチェック!転職エージェント利用メリットとデメリット

おまとめ記事転職まとめ記事

転職ファインダー

トップへ戻る
トップへ戻る