たった4つのポイントで能率アップ!仕事の優先順位のつけ方

2017.2.23 公開 | 2017.5.10 更新

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あなたは仕事で優先順位をつける方法を知っていますか? ここでは、仕事の優先順位をつけるための考え方、実践方法をご紹介します。

あなたは「何から手を付けていいかわからない」、「効率が悪いと言われる」と悩んだことはありませんか?

実は、活躍している多くの人は、自分なりに優先順位をつけるために自分なりの基準を持っています。
そこで、今回は、仕事に使える優先順位のつけ方のポイントを厳選しご紹介します。

優先順位のつけ方がわかれば、仕事が効率的にできるので、その分時間が生まれ良いサイクルを作ることが出来ます。

優先順位のつけ方が全然わからない方でも、記事のポイントを読めば、優先順位の決めるための基準がわかるので、実践しやすいです。

仕事に使える優先順位のつけ方のポイント

ここでは、仕事に使える優先順位のつけ方のポイントを紹介します。

タスクを洗い出す

前日の夜もしくは当日の朝にやらなければいけないタスクを洗い出しましょう。

というのもやることが決まっていなければ、優先順位を付けることもできませんし、一日が始まってからでは、仕事に追われてしまいタスクを出す時間が無くなってしまう可能性があるからです。

タスクを洗い出すことは、やらなければならないことが具体的に見えるので、仕事が進めやすくなります。

具体的には、以下の方法が挙げられます。

・メモ帳に箇条書きでタスクを書く
・TO DOリストが作れるアプリケーションを利用する。

お勧めのTODO アプリケーション

jooto
jootoはタスクの管理サービスです。Googleなど主要なアカウント作成が可能なので利用がしやすいです。
使用方法は、ボードを作成し、追加、編集するだけです。
ボードとは、「概要」「TODO」「進行中」「完了」がデフォルトで設定された掲示板に近いものです。

Todoist
Todoistは、TODOリストの作成、管理サービスです。
タスクの入力、締め切りの設定などが出来ます。
Googleアカウントで登録が可能なので便利です。

時間を見積る

時間を見積もることは大切です。時間はタスクごとに分単位で見積もることで、その日自分がどんなペースで仕事をして、どのくらいの仕事量をこなせるのかがわかります。

もし時間を見積ももりをしないと、何をどのペースでやるべきかわからないので、計画が立てられなくなる可能性があります。

重要かつ緊急度が高い仕事を選択する

仕事のタスクを重要性と緊急性の2軸に分けて分類しましょう。
具体的には以下の4つに分類されます。

①重要性が高い、緊急性が高い
②重要性が高い、緊急度が低い
③緊急性が高い、重要性が低い
④緊急性が低い、重要度が低い

一般的に、優先順位としては、①>②>③>④の順番です。

②と③の優先順位は、分類された仕事の重要度や緊急度によって順番が変わる可能性があります。

ここでのポイントは、重要性と緊急度を定義することです。

緊急性は高いが、もしできなかったとしても良い場合は、重要性が高い仕事を優先しますが、絶対にやらなければいけないことであれば、緊急性を優先します。

いずれの場合も、自分にとっての重要度や緊急性を定義し分類するときの基準を明確にすることが大切です。

仕事を4つに分類し、優先順位を付けることは、仕事の効率アップにもつながるので、ぜひ試してみてください。

効果の高いタスクに集中する

作業時間が短く、効果の高いタスクに集中しましょう。

皆さんは、パレードの法則を知っていますか?
パレードの法則とは、ある事柄を構成する要素の一部が全体の大部分を占めることを表した考え方です。

全体の大部分を占めている一部を見極め、その一部に資源を集中することできれば、効果の高い効率のいい仕事ができるようになります。

具体的な手順として

①プロジェクトの目的を明確にする
②タスクを洗い出す
③完了したタスクが目的に対してどんな影響を持ち、どのくらい貢献するのか、あらかじめ予想する。
④貢献度が高いタスクから処理する

100をやって100を得るのではなく、20やって80を得るような仕事の仕方に変えましょう。

まとめ

ここでご紹介している「仕事の優先順位のつけ方」を読んで頂くと、仕事の優先順位のつけるための考え方がわかります。最後に、それぞれの要素をもう一度確認しておきましょう。

「タスクを洗い出す」

【お勧めのTODO アプリケーション】
・jooto:タスクの管理サービス
・Todoist:TODOリストの作成、管理サービス

「時間を見積る」
・どんなペースで仕事すれば良いかわかる
・どのくらいの仕事量をこなせるのかわかる

「重要かつ緊急度が高い仕事を選択する」

①重要性が高い、緊急性が高い
②重要性が高い、緊急度が低い
③緊急性が高い、重要性が低い
⑤緊急性が低い、重要度が低い

「効果の高いタスクに集中する」
パレードの法則:ある事柄を構成する要素の一部が全体の大部分を占めることを表した考え方

ぜひ、ここでご紹介した「仕事の優先順位のつけ方」を試してみてください。
一度身につけてしまえば、仕事を効率的にこなすことができ、もう優先順位で迷うことはありません。

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