ビジネスマナーとして知っておくべき電話を避けた方がいい時間帯とは?

2017.2.22 公開 | 2017.5.10 更新

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仕事上で取引先に電話を掛ける時のビジネスマナーとして、どの時間帯がいいのかを説明します。ビジネスマナーがあると思われるように、かける時間帯を意識しましょう。

仕事上でメールでのやり取りも多くなってきていますが、取引先などに電話をかけるシーンはまだまだあります。

電話はメールでの対応と違い、機転や瞬時の判断力が求められ、緊張してしまう人も多いのではないでしょうか。

また、顔が見えない分、ちょっとした言い回しや、電話をかける時間帯マナーのミスひとつで相手に与える印象も大きく変わるものです。
ここでは電話をかける上でのビジネスマナーとして、電話をかけてはいけない時間帯、そして電話をかけても良い時間帯を確認していきましょう。

電話をかけてはいけない時間帯

始業前の朝一番

始業前の朝一番の時間帯に電話をすることは避けましょう。

業務時間外でありますし、仕事の準備にとりかかっている最中や、場合によっては担当者がまだ出勤していない可能性もあり、スムーズに対応できないかもしれません。

また、始業後であっても直後である30分前後は緊急の用件でない限り電話をするのは控えたほうが良いでしょう。
始業直後の時間帯は、朝礼やミーティングですぐに電話に出られない場合があります。

始業前後は忙しい時間帯ですので、緊急の用件でない限り電話をかけるのはビジネスマナーとして適切ではありません。

お昼の時間帯

お昼休憩の時間が決まっている会社に電話をかける場合、休憩に入るギリギリの時間帯に電話をかけないようにしましょう。
用件が長くなってしまうと休憩時間にずれ込んでしまうこともあります。

午前中に電話をするならば、お昼の休憩時間が始まる15分前までにしておきましょう。
長くなる用件であれば別の時間帯を選びましょう。

終了間際の電話

夕方の時間帯に電話をかける際は、終業の終了間際にならないようにしましょう。
終了間際は後片付けや明日の準備にとりかかっている時間でもあります。

朝と同じく、業務が立て込んでいると予想される時間帯にわざわざ電話をかけるのはビジネスマナー違反と考えられます。

朝・昼・終了間際の時間帯で共通して言えることはできる範囲で相手の会社の就業時間を把握してから電話をかけるようにしましょう。

電話をかけても良い時間帯

では逆に、電話をかけても良い時間帯はどのような時でしょうか?

午前中の時間帯

午前中電話をかける場合、例えば相手の会社の始業時刻が9時なら10時以降、9時半なら10時半以降と、相手の業務が落ち着いているであろう時間帯を考えて電話をかけましょう。

午前中は集中力が増し、仕事がはかどる時間帯でもあるので、あまり長く時間を取らせないようにしましょう。
的確に用件を伝え速やかに電話を終わらせるのもビジネスマナーのひとつです。

14:00-17:00ごろの時間帯

14:00-17:00ごろの時間帯は、多くの会社は終業時間内にあたるので電話をかけても良い時間帯となります。
しかし相手の業種・職種によっては忙しくなる時間があるかもしれません。

相手の迷惑にならない時間帯を予測しながら電話するようにしましょう。

電話をかける時のポイント

最後に、電話をかけても良い時間帯を踏まえて、電話をかける時のポイントを見ていきましょう。

相手の都合を確認する

相手が電話口に出た際に、ほっとして自分の用件をすぐに話し始めていませんか?
電話は相手の仕事中に突然入ってきて、時間を割いてもらう連絡方法です。

話の内容によっては時間がかかるものもあります。
「○○に関してなのですが、今お話しできますでしょうか?」「お時間大丈夫でしょうか?」など、大まかな内容と、相手が話を続けられる状態かどうかを必ず確認しましょう。

相手の都合を考えて行動するのがビジネスマナーの基本です。

要件は簡潔に

電話での会話を円滑に行う為にも、用件は簡潔にまとめておきましょう。
自分が相手に伝えなければいけない事、もしくは相手に聞かなければいけない事をあらかじめメモをしておくとよいでしょう。

そして、要点があれば会話中にメモをとりながら電話する癖をつけておきましょう。

また、必要な資料などは電話をかける前に手元に用意しておくのは必須です。
こちらから電話をかけておきながら資料を探して会話を中断させたり待たせたりするのは相手に対してとても失礼な行為です。

電話をかける前にできる準備はすべて整えておくことが、効率よく業務をこなすポイントです。

相手が不在の場合

相手が不在の場合、改めてかけなおすのか、伝言を残すのかなどを決めておくと良いでしょう。
かけなおしたほうが良いか、用件のみを伝えるかは、どちら相手にとって手間にならないかを想像して、内容に応じて臨機応変に対応しましょう。

改めてかけなおす場合、「いつごろお戻りでしょうか」と相手の在社時間を聞いておき、わかるようであれば「ではその時間にこちらからお電話致します」と伝えます。

用件を伝える場合は「おそれ入りますが、伝言をお願いできますでしょうか」と、相手の都合を聞いた上で用件を簡潔に伝えましょう。

伝言を残す場合は、応対してくれた人の名前を確認し、最後にもう一度自分の会社名・所属・名前をはっきり伝えましょう。

電話に限らず、ビジネスマナーは「相手の立場になって考えてみる」ということが基本となります。
お互いの顔が見えないからこそ、一層の想像力を働かせることでビジネスマナーを身につけましょう。

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転職エージェント研究所の所長。転職のことなら何でも知ってる。おせっかい。

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