訪問する際のビジネスマナーと挨拶の仕方

2017.3.29 公開

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あなたは企業訪問時のビジネスマナーや挨拶の仕方を知っていますか? ここでは、企業訪問前と企業訪問中の2つに分けてビジネスマナーと挨拶の仕方をご紹介します。

あなたは企業訪問時のビジネスマナーや挨拶の仕方でお困りではありませんか?
企業訪問時は、受付でどんなビジネスマナーに気をつけたらいいのか、その際の挨拶はどうしたらいいのかなど、なかなか難しいですよね。

そこで、今回は企業訪問時のビジネスマナーと挨拶の仕方を訪問前と訪問時の2つに分けて、説明していきます。

この記事を参考にすることで、企業訪問時に必ず押さえておくべきビジネスマナーや挨拶の仕方を知ることが出来ます。

企業訪問が初めての方でもわかりやすいように丁寧に説明しているので、参考にしてください。

訪問前のビジネスマナーと挨拶

取引先やお客様の企業を訪問する前には、どんなことを準備すればいいか悩んだ経験はありませんか?

企業の訪問は、飛び込みでも大丈夫なのか、それともアポを取るべきなのか、アポを取るならどんな挨拶すればいいのか、いろいろ悩むことも多いと思います。
ここでは、企業を訪問する前のビジネスマナーと挨拶について説明します。

必ずアポイントを取る

企業を訪問する前には、必ず事前にアポイントを取ってから訪問するのがビジネスマナーです。
アポイントを取ってからでないと、相手の都合が悪く会えない可能性もありますし、いきなり来られても相手は対応に困ってしまうからです。

よって、企業を訪問するときは、飛び込み営業などは避け、事前にアポイントを取ってから訪問するようにしましょう。

アポイントの挨拶のポイント

事前に電話やメールでアポイントを取るときのポイントは以下の通りです。

・自己紹介は簡潔にする
アポイントを取るときの自己紹介は端的に伝えましょう。自己紹介、会社の紹介、電話の理由、取り次ぎを行うことがポイントです。

例文

「お世話になっております。△△△ 株式会社の○○○○と申します。 弊社では、○○の事業を展開しております。本日は、○○の件でお手伝いをさせていただければと思いご連絡致しました。 恐れ入りますがご担当者にお繋ぎいただけないでしょうか?」

訪問時のビジネスマナーと挨拶

ここまで訪問前のビジネスマナーと挨拶についてお伝えしてきましたが、ここからは訪問後のビジネスマナーと挨拶を紹介します。

5分前には到着する

企業を訪問する際に最低でも5分前には訪問先に到着するのがビジネスマナーです。
というのも5分以上前に到着していれば、身だしなみを整える時間やトイレを済ます時間を取ることが出来ます。

また、もし何かアクシデントで少し遅れそうになったとしても早めに行動していれば何かしらの対応が出来ます。
よって、企業に訪問するときには、なるべく早めの行動を心がけ、最低でも5分前には訪問先に到着するようにしましょう。

コートやマフラーは玄関で脱ぐ

企業に到着したら、中に入る前にコートやマフラーなど上着類は脱ぐのがビジネスマナーです。
というのも中に入る前にコートを脱ぐことは、外でついた汚れやほこりなどを中まで持ち込まないようにするためです。

これは日本独特の気遣いを表すマナーなのでよく覚えておきましょう。

コートやマフラーを脱ぐ際の挨拶のポイント

コートなど衣類を脱ぐときは、「失礼します」と一言先に言ってから、脱ぐようにしましょう。

受付で取り次いでもらう

受付に到着したら、まず最初に受付の人に取り次いでもらうのがビジネスマナーです。

受付では、自分の会社名、氏名、訪問相手、用件、時間をしっかり伝えるのがポイントです。

企業によっては、来訪者用にバッチやセキュリティーカードを渡されたり、来訪者名簿に会社名、氏名、訪問先などを書く場合があるので、受付のいうことをしっかり聞き、それに従いましょう。

また、最近では無人受付を採用している場もあるので、その場合は備え付けの電話を使用し担当部署に連絡しましょう。
連絡をする時は先ほど説明したように、自分の会社名、氏名、訪問相手、用件、時間をしっかり伝えましょう。

*無人受付とは、受付にある電話を使い自分で担当者を呼び出す、受付に人がいない場合の受付方法です。

受付での挨拶のポイント

①受付についたらまず、丁寧にお辞儀する
②クッション言葉を入れる
(例)「お忙しいところ失礼いたします」
③会社名、氏名、訪問相手、用件、時間を言う
(例)「○○会社の△△と申します。本日△△時から××の件で、△△様とお約束しているのですが・・・」

バックは自分の足の左下に置く

面談室に案内されたら、自分のバックは自分の足の左下に置くのがビジネスマナーです。
というのも、バックは電車などで下において汚れているかもしれないので、机の上や椅子の上においてしまうと、相手に悪い印象を与えてしまうかもしれないからです。
よって、バックは自分の足の左下に置きましょう。

ただし、手荷物の場合は、自分の膝元や椅子に掛けても問題ありません。
もしサイドテーブルがある場合はそこに置きましょう。

まとめ

この記事を読んで頂くと、訪問前や訪問中のビジネスマナーや挨拶の仕方が身に付きます。最後に、それぞれの要素をもう一度確認しておきましょう。

訪問前のビジネスマナーと挨拶の仕方

・必ずアポイントを取る
【挨拶のポイント】
・自己紹介は簡潔にする
(例)
「お世話になっております。△△△ 株式会社の○○○○と申します。 弊社では、○○の事業を展開しております。本日は、○○の件でお手伝いをさせていただければと思いご連絡致しました。 恐れ入りますがご担当者にお繋ぎいただけないでしょうか?」

訪問時のビジネスマナーと挨拶の仕方
・5分前には到着する
・コートやマフラーは玄関で脱ぐ
【挨拶のポイント】
コートなど衣類を脱ぐ前に「失礼します」と言う
・受付で取り次いでもらう
【挨拶のポイント】
①丁寧にお辞儀する
②クッション言葉を入れる
(例)「お忙しいところ失礼いたします」
③会社名、氏名、訪問相手、用件、時間を言う
(例)「○○会社の△△と申します。本日△△時から××の件で、△△様とお約束しているのですが・・・」

・バックは自分の足の左下に置く

いかがだったでしょうか?
最初は、細かいように思われるかもしれませんが、ぜひ、ここでご紹介している企業訪問のビジネスマナーと挨拶の仕方を覚えてみてください。

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