ビジネスメールを書く際のポイント!【例文付き】

2017.2.26 公開 | 2017.5.1 更新

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普段ビジネスメールを送ろうとすると「何を書いたらいいかわからない」ということも多いかと思います。
本記事では、ビジネスメールのポイントと例をご紹介します。

ビジネスメールの件名を書く際のポイントと例

大量のメールを毎日処理しなければならないような人に、件名が明確でないメールを送信してしまうと、最悪の場合は読まないで捨てられる恐れがあります。

件名で書く際のポイントは伝えたい内容を一言で表す

ビジネスメールの件名を書く際のポイントは、一言で伝えたい内容を書きましょう。
相手も忙しい仕事の中でメールを見ているので、件名を分かりやすくする事で、件名で何のメールか分かる必要があるからです。

ここでは、件名の書き方を例を使ってご紹介します。

件名の書き方例

件名①「お世話になっております」
こちらでは何についてのメールかわからず「大した内容ではないかもしれない」と判断され、見てもらう優先順位が低くなってしまいます。

件名②「〇〇日の打ち合わせ延期のお願い」
このように何の内容のメールなのか件名で判断できるようにします。

件名の書き方例3選

◆日付や数字などの特定しやすいものを入れる
件名:〇月〇日の打ち合わせ場所変更のお願い

◆緊急性や重要度を伝える
件名:【重要】××商品発送遅延について

※多用は厳禁です。本当に緊急・重要な時のみに使用しましょう。

◆伝えたい内容がわかりやすいように書く
件名:先日のプレゼン大会ご参加のお礼

ビジネスメールの本文を書く際のポイントと例

ビジネスメールの本文では、まず前提として伝わりやすい文章を書くことが必須となります。
分かりやすい文章を書く事で相手に確実に理解してもらうためです。

また、書き方として、ビジネスメールに使われる最も一般的な挨拶は、社外の場合は「お世話になっております」、社内に送信する場合は「お疲れ様です」です。

結びの挨拶も簡潔にすませましょう。

本文は簡潔で分かりやすさを意識する

ビジネスメールで大切な事は、相手にとって分かりやすく簡潔であることや、丁寧な文章で書くこと、相手に不快な思いをさせないことも重要です。

本文の書き方例3選

【例1】~依頼の文例~

依頼のメールは、依頼の内容や希望をできるだけ具体的に示し頼みごとを了解してもらえるよう意識しましょう。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
佐藤様

いつも大変お世話になっております。
株式会社日本商事、総務部の山田です。

この度、弊社におきまして、御社より次の商品の購入を検討しております。

商品A:3セット

つきましては、商品代金および配送料、設置費用を含めた
お見積りをいただきたくお願い申し上げます。

お忙しいところお手数ですが、よろしくお願いいたします。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【例2】~お詫びの文例~

問題が発生した場合は迅速に事実関係を調べ、こちらに落ち度があった場合は、素直に非を認め、謝罪し、対応策を説明して関係改善に努めましょう。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
佐藤様

いつもお世話になっております。
株式会社日本商事、総務部の山田です。

先ほどお送りした添付ファイルにて御社の社名表記に誤りがございました。
大変、申し訳ございません。

お詫びの申し上げようもございませんが、
取り急ぎ、正式な社名を表記したファイルを再送いたします。

お手数をかけて恐縮ですが先ほどの誤記のあったファイルは削除を
お願いいたします。

誤記のあるファイルを添付してしまい、大変失礼いたしました。
謹んでお詫び申し上げます。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【例3】~承諾の文例~

承諾のメールは、最初に承諾の意思を伝え、不明点・疑問点があれば質問しましょう。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
佐藤様

いつもお世話になっております。
株式会社日本商事、総務部の山田です。
頂きましたお見積り希望の回答を添付ファイルにてお送りいたします。

万一、ファイルが開かないなど不具合がございましたら、
お手数ですがご連絡ください。

また見積もりにつき、ご不明の点、またはご要望などがございましたら、
ご遠慮なくお知らせください。できるだけご要望に沿えるよう努力したく
存じます。

よろしくご検討くださいますようお願いいたします。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

ビジネスメールの署名を書く際のポイントと例

ビジネスメールでは「署名」と呼ばれる発信者の氏名やメールアドレスが入った文字列をメール文の最後につけるのが一般的です。

署名は名刺代わり

署名には決まりは有りませんが、最低限「会社名・部署名」「氏名」「郵便番号・住所」「電話番号・FAX番号」「メールアドレス」は入れるようにしましょう。

署名は名刺と同じで差出人の情報を記載する必要があります。
署名がないと、誰からのメールなのか明確でないためです。

署名の書き方例

ここでは署名の書き方の例をご紹介します。

署名の書き方例

***************************************
(株)日本商事 総務部
山田太郎(やまだ・たろう)        
〒123-4567 東京都○○区××-××
TEL:03-9999-9999  FAX:03-9999-9998
yamada@xxxx.co.jp
***************************************

ビジネスメールを実際に書いてみる

いかがでしたでしょうか。
本記事を参考に、実際にビジネスメールを書いてみましょう。

◆①宛先
株式会社○○産業
営業部 佐藤様

◆②書き出し
いつも大変お世話になっております。

◆③名乗り
株式会社 ○△□産業 総務部の山田です。

◆④本文(用件)
本日は、弊社新製品○○○の展示会にお立寄りいただき、
誠にありがとうございました。
具体的にご検討いただくため、下記の関連資料を添付ファイルにて
お送りさせていただきます。ご査収ください。

ご覧いただきまして、ご不明の点がありましたら、遠慮なく
ご連絡ください。

まずは、資料送付のご通知まで。

◆⑤結び
以上 宜しく、お願いいたします。

◆⑥署名
***************************************
(株)日本商事 総務部
山田太郎(やまだ・たろう)        
〒123-4567 東京都○○区××-××
TEL:03-9999-9999  FAX:03-9999-9998
yamada@xxxx.co.jp
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