ビジネスメールでお礼を書く際のポイントとシーン別書き方の例

2017.4.7 公開

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ビジネス上でのメールのやり取りには気を使いますよね。
特に取引先などへお礼のメールは文章を何度もチェックしてしまうかと思います。

新入社員で「ビジネスメールの書き方がわからなくて不安!」という人はぜひ本記事をよんでビジネスメールでのお礼の返信をマスターしていきましょう。

お礼メールを書く際のポイント

お礼のメールを書く際にはどんなことに気を付けて書けばいいのでしょうか。
まずはポイントを3つに絞って紹介していきます。

暗黙の了解を文章に!

普通のメールであれば省略してしまうこと、例えばメールを頂いたことに対するお礼、メールを拝見したことの報告などです。

「ご返信ありがとうございます。」、「お忙しい中失礼致します」などはよく使用されるフレーズです。

普段の何気ないやりとりでは省略してしまうことを文章にすることが大切です。

前置きや相手への配慮を示す

必ず本題に入る前に前置きを作りましょう。

いきなり要件から入ってしまうと、配慮を欠くことになってしまいます。
ワンクッション置くことで、相手のメールをきちんと読みましたというアピールにもなりますね。

具体的には時節のあいさつや相手からのメールの内容を確認する文章を挿入するとよいでしょう。

「初冬の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。」、「メールの方拝見いたしました。」などです。

すぐ返信が基本です

普段の何気ないやり取りであれば返信が遅くなってしまっても問題はないのですが、ビジネスメールではすぐに返信がマナーです。

お礼の文章をしっかりと書く余裕がなくとも、後日お礼のメッセージを送る旨を伝えたりと最低限のマナーは守るようにしましょう。

「多忙につき失礼します」などの文章は雑な印象がしてしまうためNGです。

シーン別お礼メールの書き方例

ここまでお礼のメールに対するマナーや決まりについて説明してきましたが、具体的にはどのような文やフレーズが有効なのでしょうか。

シーンごとに見ていきましょう。

取引先やお客様への来訪などのお礼

大事な顧客や取引先の方が訪問されたり、打ち合わせをしたりした日には、遅くとも翌日午前中までにはお礼のメールを送りましょう。

それ以降になってしまうとないがしろにされている印象を与えてしまうので、可能な限り早めに送りましょう。

外回りなどでPCからメールを送れない場合は携帯電話からの送信でも大丈夫です。

【例】

件名:○○訪問のお礼

株式会社○○ 営業部
○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。

弊社の新規プロジェクト「○○」につきまして、
本日の打ち合わせにおいてご指摘いただいた内容は
社内会議にて検討させていただき、
来週の○曜日(○日)までには、回答させていただきます。

その他、ご不明な点等ございましたらお問い合わせください。
今後とも何卒よろしくお願い致します。

取引先との打ち上げ等のお礼のメール

取引先との食事会などはビジネス上の重要なフィールドです。
しかしその場だけではなく後日お礼のメールを送ることもとても重要です。

タイミングは翌朝が最適でしょう。

また、「飲み会」という単語は使うべきではないでしょう。「食事会」のほうがビジネスメールにはふさわしい単語です。

【例】

件名:食事会のお礼

株式会社○○ 営業部
○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。

昨日はご招待いただきありがとうございました。

お食事もさることながら御社の皆様の貴重なお話が非常に参考になりました。
心よりお礼申し上げます。

機会がございましたらぜひお礼などさせて頂ければと思います。

今後とも何卒よろしくお願い致します。
ありがとうございました。

社内へのメールの場合

社内へのメールは、ビジネスメールの中でも比較的気楽に打てるという人は多いと思いますが実際は、上司へのメールだったりする場合はその内容で仕事のできるできないが判断されてしまうかもしれません。

また、社内だからと言って礼儀を欠いたメー感謝の気持ちが相手にルは厳禁です。

【例】

件名:研修のお礼

○○部長

おはようございます。

○○です。

先日は○○の研修ありがとうございました。

正しい言葉遣いやビジネスマナーについて大変勉強になりました。今後の営業業務にいかせるよう努力してまいります。

今後ともご指導の方宜しくお願い致します。

お礼メールは感謝の気持ちが伝わるように書く

お礼のメールはなにより感謝の気持ちが相手に伝わることが大切です。

慣れないうちは様々なマナーに戸惑うことがあるかと思いますが、文章の出来はともかく、感謝の気持ちが相手に伝わるような書き方をまず身に着けるようにしましょう。

日頃からお礼のシーンを想定してお礼のメールを書く練習をしておくと、いざ本番の際に違和感なくスムーズに書くことが可能になるでしょう。

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転職エージェント研究所の所長。転職のことなら何でも知ってる。おせっかい。

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ファインダマンの助手。元大手企業の人事担当。冷静。たまに読者に喋りかける。

鈴木 一郎

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転職活動中のサラリーマン。転職の悩みを毎回研究所に持ってくる。

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