仕事の効率を上げる方法が分からない!そんなとき実践すべき対策8選

2017.4.17 公開 | 2017.5.10 更新

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仕事の効率的な方法が分からない時はありませんか?仕事の効率を上げるための対策をお伝えします。

仕事の効率的なやり方が分からないとお悩みですか?
社会人1年目や初めての職場、新しい業務や職種など仕事の内容が変わるケースはよくあります。

そのたびに、「どうやって進めていけばいいのか分からない」「どうしたら効率が良くなるのか分からない」と悩んでしまうと、いつまでも効率を上げることは出来ません。

仕事の効率を上げる方法を8つご紹介しますので、ぜひ参考にしてみて下さい。

仕事の進め方

まず、大前提として仕事をどう進めたらいいのかと悩みますよね?
仕事を効率よく進められる人は次のような特徴をもっています。

・準備をしてから、仕事にとりかかっている
・仕事の進み具合や内容を確認しながら進めている
・目標を明確に設定している
・自分のスケジュールをしっかりと管理している

それでは、この特徴をヒントに、効率を上げる対策法を見ていきましょう。

仕事を効率的に進める対策8選

時間を制する者は仕事を制す

仕事が出来る人はまず間違いなく、スケジュールを管理しています。
方法はアプリや手帳、エクセルシートなど人によって様々ですが、今自分が何を優先すべきか、どんな仕事を抱えているかをしっかりと把握しています。

そのため、仕事の漏れも少なく、確実に一つ一つの仕事を前に進めている方が多いのです。
一方、効率が悪い人は仕事の全体像を把握せず、今後の時間管理をしないままに仕事をしてしまうことが多いです。

効率を上げるためには、時間を管理するという対策をまずは取りましょう。
対策を取る際は、最終的な仕事のゴールをイメージし、細かな作業をいつまでに始め、いつまでに終えるのかというところを明確にしましょう。

分からない事は聞く

効率が悪い人や、どうしたら効率が上げられるのか分からないという方の中には、分からない事に遭遇しても一人で悶々と悩んでしまう人が少なくありません。

この時間は、はっきり言って無駄な時間です。

上司や先輩などに聞けばすぐ解決することが多いです。
ですので、分からないことがあれば、いつまでも一人で悩まずに、まずは周囲に聞きましょう。
もちろん、まずは自分で調べてみることも大切ですが、いつまでもそれをやっていて本来進めなければいけない仕事が疎かになっては本末転倒です。

分からない部分が出来たら、周囲に聞いてみましょう。
質問する際は「何を知りたいのか」という点を明確にしてから聞くと、相手も説明がしやすくなります。
「ここが分かりません」といった抽象的な聞き方だと、どこをどう教えていいのか迷ってしまいますので、聞く内容を明確にして、どこを具体的に知りたいのかをはっきりさせましょう。

進めるだけでなく、定期的に見直す習慣をつける

効率の上げ方が分からないという方に多いのが、抱えた仕事を一気に自分で最後までやって、最後に膨大なチェック時間を設けているケースです。

効率を上げたいのであれば、仕事の進み具合や内容、成果をこまめにチェックしながら仕事を進める対策をとってみてください。

一つ一つの仕事がある程度終わった時点で「ミスの有無」「目的に沿っているか」などの点をチェックしていくと、常に進捗を把握しながら、少ない修正時間で進めることができます。

これを最後まで取っておいてしまうと、思わぬ大量のミスに気付いたり、量が多いので直すのが大変だったり、途中から目的や趣旨がずれてきていて直しようがない、などの大きな問題に遭遇してしまう可能性があります。

最終確認の時間をなるべく少なくし、ほんの少しずつでも仕事のレベルを向上させられるよう、チェックはこまめに行うのがお勧めです。

スピードを意識する

仕事を効率的に行うためには、時間を意識することがとても大切です。
スケジュール管理はまさにそのためでもありますが、スケジュール全体だけでなく、まずは日々の一つ一つの仕事で「時間」を意識してみましょう。

同じ仕事にどれだけ時間がかかっているか、どこかで無駄な時間がなかったか、など仕事の「速さ」に目を向けることがポイントです。
効率を上げるためには、無駄な作業を省き、速さをより高めるという対策が有効です。

時間がかかりすぎていると思われる仕事は、どうしたらスピードを上げられるか、どこかに無駄がないかなどを意識してみましょう。

準備が9割

仕事が出来る人は、必ずと言っていいほど準備にしっかりと時間をかけています。
出社して、いきなり仕事を始めるのではなく、朝着いたら5分でも10分でもいいので時間をとって、今日の全体像を把握しましょう。

その上で、一つ一つの仕事に何が必要なのかを書き出すなどの準備をすると、仕事の進み具合は目に見えて変わります。どのような仕事も、最も効率が悪いのは、いきなり初めて場当たり的に進めてしまうことです。
効率をあげるためにも、まずは朝の準備時間を設ける対策をとってみましょう。

チームで成果を出す

仕事が出来る人は「チーム」を意識していることが多いです。
自分一人で最初から最後まで完結する仕事は以外に少なく、ほとんどの仕事で誰かほかの人と関わるのではないでしょうか。

その際に、とても有効な対策と言えるのが「チームワーク」を意識することです。

中でも最も重要なのは、有名な「報連相(報告、連絡、相談)」です。
これは、チームワークにとってとても大切であると同時に、報連相をしっかり行うことで自分自身の仕事もとてもスムーズに進むようになります。

報連相をしていないと、問題が起きた時にとても重大なことになってしまったり、意図していたものと違う方向に進んでいた、など取り返しがつかない事態に陥ってしまったりします。
面倒なようでも、都度小まめに連絡を取り合うことでそういった認識の祖語が回避出来たり見直しの時間が減るので、全体としてスピードを上げることが可能です。

また、何か問題が発生した場合は周囲に相談するなど、助けを求めましょう。
一人だと悩んでしまうような状況でも、他者のアイディアが加わることで、打開策が見いだせたり、逆に行き詰っているときに解消する手立てがみつかったりします。

そのためにも、普段から周囲の人と協力し合うよう意識してみてください。
一人の時よりも仕事をより効率的に進められるでしょう。

目標は少し高めに設定する

仕事に取り組むときには、期限や精度など目標が不可欠です。
効率の上げ方が分からない方に多いのが、目標を設定せずに進めてしまうケース。これでは、モチベーションを保つのも難しく、場当たり的な仕事の仕方になってしまいます。

そこで取れる対策が、「自分が出来ると思うよりも、少し高い目標」を設定することです。目標は高すぎてしまうとプレッシャーになってしまいますし、低すぎては目標設定の意味がありません。

少し頑張れば達成できそう!という少しだけ高めの目標をぜひ設定してみてください。

また、目標に対してどういう結果になったのかも見直しが必要です。
達成した場合は、どこが良かったのかを見直し、達成しなかった場合はどこが悪かったか、を具体的にすることでより有効な対策が取れるようになります。

決断してから考える

どうやって仕事を進めていいか分からない‥そんな方は、決断を後回しにしていませんか?
仕事を進めていく上で決断する機会はたくさんあります。
例えば、この仕事は今やる、後でやる、といった決断は日々行っているのではないでしょうか?

そして、その決断の仕方が、効率の良い人・悪い人の大きな違いかもしれません。

効率良く仕事をテキパキとこなす方に多いのが、「決断」を後回しにせず、自分の直感を信じて決めることが出来る人です。

自分なりの、決める時のルールを持っておくと、効率よく集中するべき仕事を進められるかもしれません。

また、部下がいる方は、上司がいざという時に「決める」ことが出来る人だととても安心します。
失敗を恐れずに、積極的に日々の「決断」を重ねてみましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回は仕事を効率的にする方法が分からない時の対策方法をご紹介させて頂きました。
是非参考にして頂き、日々の業務に活かしてみて下さい。

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転職エージェント研究所の所長。転職のことなら何でも知ってる。おせっかい。

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転職活動中のサラリーマン。転職の悩みを毎回研究所に持ってくる。

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