仕事が多い時の対処法7選

2017.3.23 公開 | 2017.5.10 更新

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やらなければいけない仕事が多いと、辛くなってしまいますよね?仕事が多い時の対処法を7つ厳選してお伝えします。

仕事が多すぎる状態を放置してしまっていませんか?
やらなければいけない仕事に「いつも追われている」といった仕事の仕方を続けていると生産性は日々どんどん落ちていきます。
そんな方に効果的な7つの対処法をご紹介しますので、実践してみましょう!

上司に相談する

仕事量が多すぎるときは、まず上司に相談しましょう。
上司とは言え、あなたの抱えている仕事の量や状況を全て理解しているわけではありません。
上司の仕事の一つはマネジメントです。
あなたの仕事量を調節し、業務を適切に処理できるよう管理することが上司の仕事の1つなので、頭がパンクしてしまう前に上司に相談してみましょう。

また、上司と円滑なコミュニケーションを取れることは仕事のあらゆる面で役立ちます。
相談することに気が引ける場合は、上司とのコミュニケーションと思って現状を報告・連絡・相談してみましょう。

周りを巻き込む

仕事を抱え過ぎる人の特徴として、「全て自分でやろうとする」場合が多いです。
責任感が強いのは良いことですが、組織で仕事をする上では「組織全体」としての視点で仕事をすることが必要です。

あなた一人が仕事を抱えることで、期限が守れなくなったり、他の人に心配をかけたり、お客様に迷惑をかけるといった場合は、あなた自身だけではなく全体にとって「あなたの仕事が多い状況が適切かどうか」を考えてみましょう。

仕事は決して一人きりでやればいいものではありません。
組織でやる以上チームプレーで行うものだということを覚えておきましょう。
必要に応じて、人に頼ったり、分担をしたり、得意な人に任せるということは組織のためにも必要なことです。

スケジュールを管理する

仕事には期限がつきものです。
異なる期限の仕事を同時進行で進めることが多いですし、それ故に仕事が多くなると「仕事が多くてまわらない‥」という状況になります。
そのため、まず大切なのは自分が今抱えている仕事の期限を管理することです。

仕事のスケジュール管理は携帯アプリの活用、Googleカレンダーなどを活用するのも効果的です。
スケジュール決めの作業は一見、時間だけかかって勿体ないようですが、長い目で見れば確実に業務の効率は上がります。
全体での「時短」を意識して、ぜひスケジュールを見直してみてください。

無駄な仕事を減らす

仕事が多いときは、まず無駄な仕事を減らしましょう。
仕事を極力減らし、1つ選んで集中して取り掛かる習慣が大切です。
多くの仕事を抱えていると、どこから始めていいか分からない場合や、終わりが見えずに呆然としてしまうこともあります。

そんな時に大切なのが、小さくとも一歩進んでいるという感覚を持てるかどうかです。
小さな達成を繰り返すことで、やる気も出てきますのでまずは仕事を減らし、重要なものだけに取り掛かりましょう。

優先順位をつける

仕事に追われている人は、優先順位のつけ方が甘いことが多いです。
優先順位が分かっていないと、何からとりかかってよいか迷ってしまいます。
一番重要な仕事や後回しでもよい仕事をしっかりと順位をつけて把握することはとても重要です。

多すぎる仕事の量に慌てる前に、まず何が優先されるべきか、どの仕事を終わらせることが今自分に求められているかをしっかり分析しましょう。
優先順位がはっきりすると、仕事の効率も上がるため、結果的には優先順位をつけないよりもつけたほうがこなせる業務量も増えていきます。

また、取り掛かる仕事は可視化した方がより思考が整理され、やる気が高まります。
優先順位をつけるときも、ただ頭の中に思い描くのではなく、ぜひ紙に書いてみましょう。

小さい単位に分けてから始める

多くの仕事を抱えたときは、まず小さな仕事から取り掛かるのがオススメです。
達成感を味わうことができるので、モチベーションを保てる良さがあります。

また、小さく作業を分割することで、仕事全体の流れもより把握しやすくなります。
例えば、何か新しいプロジェクトの準備を始める時は、最初に取り掛かれる最小単位の仕事を見つけます。
デスクトップに新しいプロジェクトの名前でフォルダを作成しておく、という作業でも構いません。

ほんの少しだと感じるかもしれませんが、この一歩を進めておくことで次回仕事に取り掛かりやすくなります。
また、単位を小さくすることで取り掛かりやすくなり、結果的には仕事のスピードも上げることが出来ます。

仕事を引き受けすぎない

大量の仕事に追われてしまっているとき、もしかしたらあなたは安易に仕事を引き受けすぎている可能性があります。

仕事をする時間には限りがあります。
抱え過ぎてしまっては、時間も足りず、効率も落ち、結果抱えた仕事を十分にこなすことが出来なくなってしまいます。
そこで、大切なのは引き受けるあなた自身が仕事の総量をきちっとコントロールすること。

「これ以上は効率が落ちる」というラインを超える場合は、依頼者に毅然と伝えることも時には必要です。
最初は嫌がられるかもしれませんが、結果遅れることなく仕事を完了させることが出来れば「あの人は受けた仕事をきっちりやる人だ」という評価にも繋がります。

いかがでしたか?
ご紹介した7つの方法を使って、抱えられている仕事をぜひ見直してみてください。

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転職エージェント研究所の所長。転職のことなら何でも知ってる。おせっかい。

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ファインダマンの助手。元大手企業の人事担当。冷静。たまに読者に喋りかける。

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転職活動中のサラリーマン。転職の悩みを毎回研究所に持ってくる。

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