ビジネスマナーにおける返信メールの基本と注意点【例文付き】

2017.2.27 公開 | 2017.3.2 更新

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メールでのやり取りは、ビジネスにおいて重要なコミュニケーション手段ですよね。

いざメールをもらい、返信メールを打とうとしたら、いろいろと迷う部分が出てきたという方は多いのではないでしょうか?

そこで今回は、メールを返信する際の基本的なビジネスマナーをご紹介します。
返信メールの例文もありますので、参考にしてみてください。

メール返信の基本

お礼メールへの返信

お礼のメールに返信できるというのは、基本のビジネスマナーです。
まず意識したいのは、相手と自分の関係性です。

それほど深い付き合いでない相手の場合には、丁寧な言葉を使ったビジネスメールのルールに沿ったメールを返信しましょう。

ある程度の付き合いがある相手ならば、あまり形式ばらないメールの返信をしても問題ありません。
とはいえ、最低限の守らなくてはならないマナーはあります。

返信する際の件名

相手から受け取ったメールに返信する際、件名に「Re:」がつきます。
受け取ったメールの用件について返信するときには、「Re:」はそのまま残して返信して構いません。

一方で、「Re:」を消して新たな件名をつけることもできます。

件名はそのメールの内容を表していますから、件名を見てメール内容をイメージできるものにすることが大切です。

緊急の場合や重要度の変化でもない限り、一般的には、「Re:」は残したまま返信することの方が多いでしょう。

話していた内容に少し変化があるときは、わかりやすく件名を変更するのもおすすめです。

引用の用い方

メールを返信するにあたり、届いたメールの文章をそのまま残しておくことを引用といいます。

ビジネスメールでは、本文に話している内容がいくつかある場合、どこに対しての返信なのかを明確するために、返信内容の中に引用文を用います。

引用した文であることを示すのが、「>(半角)」という引用符です。
「>(半角)」を、引用した文頭につけてメールを作成しましょう。

引用をする際に注意したいのが、送信されてきた文面をそのまま用いるということです。
もし、送られてきたメールに誤字脱字があったとしても、直さずにそのまま返信しましょう。

引用をするときに文面を変えてしまうのは、企業によってはビジネスマナーに反します。

受け取ったメールの引用をすることによって、引用した部分の内容を自分で書く必要がなくなるために効率的です。

また、文章をコピーしてそのまま使用するので、数字や漢字などを間違えてしまうこともありません。

返信する際に気を付けておくべき事

ビジネスメールの「型」

ビジネスマナーとして、仕事でのメールを送る際に必要な項目と守るべき順番があります。
まずは「宛名(相手の会社名・部署名・役職名・名前)」から始めます。

返信メールであっても、省略せずに宛名を入れるのがビジネスマナーです。

次に、「お世話になっております」というような挨拶を添えて、自分の会社名と名前を入れて名乗ります。

本文に入る時は、メールの目的や概要を伝える一文を入れると、わかりやすくなります。

そして最後は、「よろしくお願い致します」などの結びの挨拶を入れて文を締めくくりましょう。

最後に署名です。
自分の会社名・氏名・連絡先など、名刺と同じような情報を記載しておきましょう。

返信する前の見直し

誤字脱字がないか、送信先に誤りがないかをよく確認しましょう。
そして、添付ファイル漏れやファイルの選択間違いがないかはよく確認する必要があります。

また、本文中での言葉の使い方にも気を配る必要があります。
ビジネスマナーとして、敬称や敬語は正しく使いましょう。

メール返信に使える例文3選

場面1~催促~

約束が果たされていなかったり、締切や納期が遅れている場合に、相手方の行動を促したい時があります。
ビジネスマナーとして、相手が約束を果たしていないからといって怒りをぶつけるような言い回しを用いるのは印象が良くありません。
「その後いかがでしょうか」、「ご確認いただけますでしょうか」というような柔らかな表現を用いてメールを作成しましょう。

【催促するときの例文】

○○様

お世話になっております。
株式会社転職ファインダーの転職太郎でございます。

○月○日(○)にメールをお送りいたしましたが、ご確認いただけましたでしょうか?
こちらの手違いでメールが届いていないようでしたら、ご連絡頂けますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社転職ファインダー
転職 太郎(てんしょく たろう)

〒XXX-XXX
T東京都 △△△区 △△△ X-X-X

TEL:XXX-XXXX-XXXX
E-mail:tensyokutaro@tensyokufinder.co.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

場面2~断る~

申し出や依頼に対して、相手の意に添うことができないという断りのメールをすることもあるかと思います。
そのような時には、まず申し出に感謝し、相手の要求に応えられないことを詫びる言葉を入れて、関係性が悪化しないような配慮をすることもビジネスマナーです。
「お受けすることはできません」とはっきり断るほかにも、「私には力がおよびません」のようなへりくだりの言葉を使って断ることもできます。

【接待を断るときの例文】

○○様

お世話になっております。
株式会社転職ファインダーの転職太郎でございます。

この度は、お食事会へご招待いただき有難うございます。
しかしながら、当日に別の予定がはいっており、日時調整が難しい状況です。
せっかくお誘い頂いたにもかかわらず、申し訳ございません。

何卒よろしくお願い申し上げます。

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株式会社転職ファインダー
転職 太郎(てんしょく たろう)

〒XXX-XXX
T東京都 △△△区 △△△ X-X-X

TEL:XXX-XXXX-XXXX
E-mail:tensyokutaro@tensyokufinder.co.jp
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場面3~日程調節~

打ち合わせなどの日程をメールのやり取りで調節する、なんてことはよくありますよね。
具体的で正確な情報を伝えるようにして、何度もメールのやり取りをする手間を省けるようにしましょう。
また、可能であれば、優先順位をつけた日程を伝えると、相手方も調整がしやすく、スムーズなやり取りができます。

【日程調整の例文】

○○様

お世話になっております。
株式会社転職ファインダーの転職太郎でございます。

お打合せの日程ですが、
下記の日程ではご都合いかがでしょうか?

==============
①○月×日△時~
②○月×日△時~
③○月×日△時~
==============

ご検討頂けますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入ります。
何卒よろしくお願い申し上げます。

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株式会社転職ファインダー
転職 太郎(てんしょく たろう)

〒XXX-XXX
T東京都 △△△区 △△△ X-X-X

TEL:XXX-XXXX-XXXX
E-mail:tensyokutaro@tensyokufinder.co.jp
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まとめ

いかがでしたでしょうか。
本記事では、メールの返信の置けるマナーと例文をご紹介しました。
企業にメールを返信する際は、記事を参考に書いてみてください。

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