ビジネスメールで挨拶する時って?書く際のポイントと例をご紹介

2017.4.7 公開

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「挨拶」は円滑なコミュニケーションのための重要な要素となります。

ビジネスシーンにおいては、初めての挨拶をメールで行うことも多いでしょう。

とはいえ、いざ文章にしようとしてみると、どのように書けばいいのか戸惑ってしまうこともあるかと思います。

そこで、ビジネスメールでの挨拶のポイントをご紹介します。

挨拶メールを書く際のポイント

まずは基本の挨拶文から

定型文で構いませんので、ビジネスメールの書き出しでは、必ず挨拶を一文入れましょう。

挨拶といっても、長々と書く必要はありませんし、挨拶メールだからといって、普段のビジネスメールより冒頭の挨拶文を丁寧に書かなければいけないということもありません。

ただし、メールの最初にくるものですので、ここで印象が決まるということは覚えておきましょう。

一般的なビジネスメールでよく使われるのは「いつもお世話になっております。」です。

もう少し丁寧な表現にしたい場合は「平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。」「日頃より格別のご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。」などがあります。

また、初めて連絡を取る相手のときは「お世話になっております。」では違和感があるかもしれません。

そのような場合は、「初めまして。」「初めてご連絡差し上げます。」「突然のメールで失礼いたします。」などがよいでしょう。

ビジネスメールは手紙などより簡素な印象ですが、その分、基本のマナーはきちんと押さえておきたいですね。

簡潔に伝える

ビジネスメールは、丁寧でありながらもスピーディーなやり取りが求められます。

短く、簡潔に、わかりやすい文章を心がけましょう。
一読して用件が理解できることが大前提です。

挨拶メールにおいても、ビジネスメールの基本は変わりません。

特に自己紹介となると、相手に自分のことを知ってもらいたい気持ちが大きくなりがちだと思います。

しかし、一生懸命情報を盛り込んだとしても、要点のまとまらないメールは、かえって印象を悪くしてしまう危険があります。

文章の書き方からも、あなたの人柄は相手に伝わるということを、よく覚えておきましょう。

ビジネスメールは読みやすく、簡明な文章であることが原則です。
そのメールで相手に伝えたいことは何かを、しっかりと考えることが大切になります。

件名にも気を配る

ビジネスメール全般に言えることですが、メールの件名はとても重要です。
メールを受け取った相手がまず見るのは件名だからです。

特に一日に何十通ものビジネスメールを処理しなければならない人にとって、件名は対応の優先順位を決める大事な要素となります。

挨拶メールだからといって、「はじめまして」「こんにちは」のような簡潔すぎるものにするのは避けましょう。

内容がわかりにくいばかりか、迷惑メールと勘違いされてしまう可能性もあります。

初めての相手に送るときは、「担当者交代のご挨拶(○○株式会社山田太郎)」のように、件名に名前や所属を入れるとわかりやすいですね。

挨拶メールの書き方例

挨拶メールのポイントはわかっていただけたでしょうか。

次に、具体的な挨拶メールの書き方についてです。
ビジネスメールには「宛名→冒頭の挨拶→名乗り→用件→結びの挨拶→署名」という一つの型があります。

挨拶メールにおいても、原則としてこの型は変わりません。
ここで、ビジネスメールにおける挨拶の例文をいくつか紹介しましょう。

転勤の挨拶メール

例文

△△株式会社 営業部
△△ △△様

いつもお世話になっております。
○○株式会社営業部山田太郎でございます。

この度、人事異動により大阪支社勤務を命じられ、過日着任いたしました。
福岡支社在任中は、公私ともにお世話になり、誠にありがとうございました。

本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、急な辞令によりままならず、
大変申し訳なく思っております。

新しい勤務地におきましても、福岡支社での経験を生かし、努力を重ねていく所存でございます。

今後とも変わらぬご支援のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

メールにて恐縮ですが、まずはお礼かたがたご挨拶申し上げます。

担当者交代の挨拶メール

例文

△△株式会社 営業部
△△ △△様

いつもお世話になっております。
○○株式会社営業部山田太郎でございます。

さて、この度人事異動に伴い、4月1日付けで
弊社営業部小林次郎が新たに貴社を担当させていただくこととなりました。

何かと至らない点も多々あるかと存じますが、
前任者同様、よろしくご指導ご鞭撻を賜りますよう、お願い申し上げます。

近日中に小林と共にご挨拶に伺う予定ではございますが、
取り急ぎ、メールにて失礼いたします。

新規取引先への挨拶メール

例文

△△株式会社 営業部
△△ △△様

初めてご連絡差し上げます。
○○株式会社営業部山田太郎と申します。

この度は弊社の商品をお取扱いいただき、誠にありがとうございます。

貴社のご期待に添えるよう、全力を尽くす所存でございますので、
お気づきの点がございましたら、ご遠慮なくお申し付けください。

今後とも、末永くご愛顧を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

改めてご挨拶に伺いたく存じますが、まずはメールにてお礼を申し上げます。

挨拶メールは丁寧に書く事が重要

挨拶メールは、あなたの印象が決まる大切なメールです。

形式的になりがちなビジネスメールだからこそ、相手に気持ちが伝わるよう、細かいところまで気を配りたいですね。

ビジネスメールの基本を守り、わかりやすく、丁寧な文章を心がけましょう。

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