ビジネスメールを返信する際のマナーって?

2017.4.7 公開

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ビジネスメールの返信マナーをしっかり心得ている人はどれくらいいるのでしょうか?そこで、今回は覚えておきたいビジネスメールのマナーをご紹介します。

ビジネスメールの返信マナーをしっかり心得ている人はどれくらいいるのでしょうか?
若手社員や、普段電話応対が多い人など、分かっていると思っていても間違って覚えている人少なくないでしょう。
相手の顔が見えない分、誤解を招くような文面になってしまう恐れもあります。

場面に合わせた最低限の返信マナーを知って、自分も相手も気持ちのいいビジネスメールを目指しましょう。
そこで、今回は覚えておきたいビジネスメールのマナーをご紹介します。

ビジネスメールで返信をする際のマナー

「To」「Cc」「Bcc」の使い分け

まず、基本中の基本ですが、「To」「Cc」「Bcc」の使い分けはできていますか?
「To」は、要件を伝える相手の連絡先を記載します。
「Cc」は、「To」の他にも確認してもらいたい相手の連絡先を記載します。
「Bcc」は、互いに面識のない複数名に一斉送信したい時などにそれぞれの連絡先を記載します。

互いに面識のない同士の連絡先を誤って「Cc」に記載してしまうと個人情報の漏えいにも繋がってしまうので注意が必要ですね。
もちろん、相手の名前や連絡先を間違えないことが第一ですが、「Cc」や「Bcc」の使い分けにも気を配りましょう。

件名の書き方

ビジネスメールを返信する際に、「Re:」が続くといった、ご経験があると思います。
同件についての返信であれば特に問題はありません。

ですが、内容が先のメールと変わった時や、重要性を強調したい時などは自分で新しい件名を付ける必要があります。

メールの内容を把握する上で大事な件名、このメールにはどんな内容が記載されているのか、重要なのか、至急なのか、など一目で分かるように本文の内容を簡潔にまとめましょう。

本文が書き終わった後に件名を入れるのがおススメです。

下記は押さえておきたい主なポイント

・具体的な内容を記載する。(例:プロジェクト名やイベント名など)
・日付を記載する。
・メールを送信した意図を記載する。(例:○○についてのお願い など)
・至急見てほしいものには【】を利用する。

宛名や本文中でのマナー

新規でメールを作成する場合、本文の最初に送信相手の名前や会社名、部署名などを入れます。
しかし、返信の際にこの部分を省いて本文を書きだしてしまう人もいるのではないでしょうか?実はこれ、ビジネスメールではマナー違反なのです。

返信の場合であっても、下記のような一連の流れをきちんと意識しましょう。

・相手の宛名(例:株式会社◯◯ 営業部◯◯様)
・書き出し(例:平素よりお世話になっております など)
・名乗り(株式会社○○ 営業部の○○です)
・本文
・結び(大変お手数おかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします など)
・自分の署名(株式会社○○ 営業部○○)

また、本文中でのマナーについてはどうでしょうか。
この辺りは一般常識かもしれませんが、友達などとのプライベートなメールと違い、ビジネスメールでは常に敬語や丁寧語を意識しなくてはなりません。

語尾を延ばすことや、顔文字などももちろん使用NGです。
フランクな間柄でない限り、こういったマナーはしっかりと守りましょう。
相手に失礼であると共に、自分も恥をかいてしまう可能性があるので気を付けましょう。

パターン別ビジネスメールの例文

相手にメールを催促したい場合

ビジネスメールで返信相手にメールを促したい時、書き方に困りますよね。言い回しに気を付けないとトラブルに発展してしまうケースもあります。

ビジネスメールでは一般的に「その後いかがでしょうか」や、「再度ご確認いただけますでしょうか」など、柔らかな言い回しで促します。初めから「すぐに返事を頂けますでしょうか」など語気を強めた書き方をすると悪印象になってしまうので、徐々に段階を踏んでいくと良いでしょう。

誘いを断りたい場合

催促と同じく、断りのメールも言い回しが難しいですよね。
断りを入れるのが苦手であることは日本人にありがちですが、ビジネスシーンでははっきり断らなければいけない場面も多いです。
「ご遠慮申し上げます」などが一般的ですが、案件によっては「お気持ちだけ頂戴します」や、「私には荷が重すぎます」と、よりへりくだった書き方も有効です。

相手との関係性なども考慮したうえで一番適した言い回しを選びましょう。

日程調整のメールが来た場合

ビジネスメールで打ち合わせの日程を調整するケースが頻繁に出てくると思います。

こういったメールの返信では不可能な日を伝えること、可能な日を優先順位付きで返信すると良いでしょう。
何度もメールのやり取りをする手間を省け、先方も調整しやすいです。
気を遣うのはもちろん大事ですが、日取り決めに関しては言葉遣いに気を付けつつこちらの希望をしっかりと伝えるようにしましょう。

返信メールを書いてみよう

今までの自分のビジネスメールと比べてみていかがでしたでしょうか。
知らないうちにマナー違反になっていませんか?顔は見えないけれど、人対人、しっかり相手の気持ちを考えて返信してくださいね。

この記事を読んでさっそく返信メールを書いてみましょう。

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