就活でメールで返信する際の書き方のポイントと例をご紹介!

2017.4.23 公開 | 2017.5.15 更新

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就職活動を行う際に、メールはよく活用されていきます。
希望する会社の説明会の予約や、内定をもらった後のお礼メール等、失礼のないビジネルマナーを守ったメールが必要とされていきます。
その際に、うっかりプライベートの言葉遣いと混同しないように気をつけましょう。

就活メールで返信する際のポイント

メールで返信するということはあなたの印象にかかわる事になってきます。
担当者とのやり取りの中で、あなたの印象が良くも悪くもなる、と覚えておかなければなりません

・件名
・宛名
・自己紹介
・用件
・署名

上の項目の書き方をご紹介いたします

件名の書き方

まずは何が用件なのか、ということタイトルで相手に伝えます。
なが~く「つまりどういう事?」となる件名よりも「~~のお礼」や、「~の依頼」等、開ける前から「こういった内容の返信ですよ」というのをあらかじめ件名に書いておくことが必要です

宛名の書き方

メールの本文を開いた時に、真っ先に目につくのが宛名になります。
名前が明確に把握出来ている場合は正式名称で載せる必要があります。

会社名で返信する場合も株式会社を(株)に略す事ではなく、「株式会社」としっかり描く必要があります。その際に、「株式会社 ●● ●●部 御中」と、採用担当者の名前が記載されている場合は「採用ご担当者様」と付け加えましょう

自己紹介の書き方

メールの返信だからといって自己紹介を省いてしまうと「誰?この人」となりかねないので、必ず自己紹介をいれましょう。

名前だけ書いても良いのですが、「●●大学の●●です」等、自身の大学名をいれたほうが、ぱっとわかりやすいです。

ちなみに…自己紹介を入れる前に挨拶文も入れたほうが好印象です。
初めてメールする場合は「初めまして、突然のメール失礼いたします。」 二回目の場合は「お世話になっております」というのがマナーとなっています。

用件の書き方

メールの返信で肝心になってくるのが、用件になります。
用件なので分かりやすく簡潔に書きましょう。

つまりなんなの?みたいな書き方は絶対にNGです。
「~~して下さい」という書き方もNGで、そもそも「下さい」という言葉は命令口調に聞こえるのであまりよろしくありません。
「~~~して頂けないでしょうか」でしたり、「~~をお願い致します」とお願い口調で伝えることが大事になってきます。

返信メールをする場合 以前のメールは絶対に消してはいけません。
消したほうがきれい、と思われるかもしれませんが、いちいちやり取りを「なんだったっけ・・」と確認するのが面倒なのです。
今までのやり取りを残したまま、返信するようにしましょう。

署名の書き方

メールの後には必ず署名をいれましょう。
署名に大事になってくる4項目は

・大学名 学部 学科 学年
・氏名
・メールアドレス
・電話番号

です。
打つのがめんどくさい、と思われる方は、あらかじめテンプレートを作成されることをオススメ致します

就活メールで返信する際の例

では実際にメールを返す際の返信例を何件かピックアップしてみました。

面接のお礼メール

件名:●●の御礼(●●大学 名前)
●●株式会社●●部
◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の名前です。
本日は、貴重なお時間をありがとうございました。
○○様のお話を伺う中で 貴社への志望度がより一層強くなりました

この度の面接が良い結果となった場合
これから一層努力し、自分を高めていく所存です。

是非とも良いご連絡がいただけますよう祈っております。

末筆ながら、ご面談のお礼を申し上げますとともに、
貴社のご発展と皆さまのご多幸をお祈り申し上げます

――――――――――――――――――――――――――――――
名前 ◯◯大学◯◯学部
TEL:090-○○○
Mail: ○○○@○○○
――――――――――――――――――――――――――――――

日時や依頼メール

●●株式会社
採用担当者様

お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の名前です。
この度は、次回面接の日程候補をいただき、ありがとうございます。

いただいたご日程の内
●月●日(●)●●:●●~(※24時間表記をすること)
の回でお伺いさせていただければと存じます。

お忙しい中、日程を調整していただき、ありがとうございました。
当日は、何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――――――――――
名前 ◯◯大学◯◯学部
TEL:090-○○○
Mail: ○○○@○○○
――――――――――――――――――――――――――――――

キャンセルや変更のメール

●●株式会社
採用担当者様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部の名前です。

この度は、次回面接の日程候補をいただき、ありがとうございます。
是非、選考に参加させていただきたく存じます。
ご連絡いただきました日程ですが、
当日△△△があり、どうしてもお伺いすることができません。
勝手なお願いで申し訳ございませんが、改めて日程を頂けないでしょうか。
以下の日程でしたら、貴社にお伺いすることが可能です。
●月●日(●) ●時~●時
●月●日(●) ●時以降
●月●日(●) 終日
こちらの都合で大変申し訳ありませんが、
ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――――――――――――――――――――――
名前 ◯◯大学◯◯学部
TEL:090-○○○
Mail: ○○○@○○○
――――――――――――――――――――――――――――――

マナーを守った返信を心掛ける

以前に比べて就活でのやりとりは、メールが主流になってきています。
メールの内容がすべてでは有りませんが、丁寧なメールの返信はアピールのチャンスといえます。

失礼のない対応を心がけていきましょう。

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