就職活動中のメールの書き方と返信のポイント

2017.1.27 公開

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あなたは就活におけるメールの書き方を知っていますか?ここでは、就活におけるメールの構成と例文を紹介します。


あなたは「メールの書きかたがわからない」「書くときのマナーってなに」「例文が見たい」と悩んでいませんか?

実は、就職活動中のメールの書き方には、構成や書き方がある程度決まっていることが多いです。
そこで今回は、「就職活動中のメールの書き方」を詳しくご紹介します。

就職活動中のメールの書き方がわかれば、初めて企業にメールを送る方でも、基本的な文の構成や書き方がわかります。

就職活動中のメールの構成

初めに、ここでは、就職活動中のメールの基本的な構成について紹介します。基本的な構成は以下の通りです。

①件名

件名には、メール本文の要約と自分の名前を15字程度で簡潔に書きましょう。
社会人の方によっては、毎日数百通のメールを受信しているので、見つけやすくわかりやすい件名を心がけましょう。

【例】「OG訪問のお礼(氏名)」

ここからは本文です。

②宛先を書く

宛先を書くときは、会社名、部署名、名前を書きましょう。

企業によっては、採用用のメールを一つに統一して管理している場合があるので、宛先に名前を記入しないと誰当てかわからないことがあります。しっかり宛先を書きましょう。

【例】株式会社△△ 人事部 転職太郎様

③名を名乗る

宛先を書き終えたら、次は大学名とフルネームを入れて名乗りましょう。

【例】転職大学 転職太郎と申します。

④目的を書く

名前を名乗ったら、メールを送った目的を書きましょう。

【例】●●●の件について、●●●をしていただきたくご連絡致しました。

⑤理由を書く

目的が書き終わったら、その理由を書きましょう。

●●●のためです。

⑥結びを書く

用件が伝え終わったら、最後にメールを締めくくる言葉を書きましょう。

【例】お忙しいところ、恐縮でございますが、●●●、よろしくお願いいたします。

⑦署名を書く

最後に署名を入れておきましょう。署名機能を使えば自動で署名が記載されます。
署名に入れるべき内容は、氏名、大学名。電話番号、Eメールアドレスです。

【例】
――――――――――――――――――――――
転職大学 △△学部 △△学科 3年
転職太郎
Tel:-XXX-XXX-XXX
E-mail: tensyokutaro@tensyokufinder.ne.jp

――――――――――――――――――――――

就職活動中のメールの例文

ここでは、面接日時の調節についての例文を紹介します。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

【件名】面接日時の調節について

株式会社転職ファインダー 人事部 △△様

お世話になっております。
転職大学 転職太郎と申します。

この度は次回面接の日程候補をいただき、ありがとうございます。

1月26日(木)15:00にて宜しくお願い致します。

何卒よろしくお願いいたします。

――――――――――――――――――――――

転職大学 △△学部 △△学科 3年
氏名
Tel:XXX-XXX-XXX
E-mail: tensyokutaro@tensyokufinder.ne.jp

――――――――――――――――――――――

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就職活動中のメールのマナー

ここでは。就職活動中のメールのマナーについて紹介します。

適度に改行する

1文が長いと非常に読みにくいです。適宜、句読点を入れ改行しましょう。
30文字程度で改行するのが目安です。

やり取りしたメールは消さずに残して返信する

やり取りしていたメールを消してしまうと今までどんなやり取りをしていたのか、わからなくなってしまいます。
よって、引用返信を使い、以前のメールは消さずに残して返信しましょう。

返信はなるべく早くしましょう

メールの返信はなるべく早くしましょう。返信が早ければ、話がスムーズに進むので、24時間以内には返信できると良いでしょう。

まとめ

ここでご紹介している「就職活動中のメールの書き方」を実践して頂くと、就職活動中のメールの基本的な構成やマナーがわかます。最後に、それぞれの要素をもう一度確認しておきましょう。

◆就職活動中のメールの構成
①宛先を書く
②名を名乗る
③目的を書く
④理由を書く
⑤結びを書く
⑥署名を書く

◆就職活動中のメールのマナー
①適度に改行する
②やり取りしたメールは消さずに残して返信する
③返信はなるべく早くしましょう

最初は、面倒に思われるかもしれませんが、ぜひ、ここでご紹介した「就職活動中のメールの書き方」を試してみてください。

一度身につけてしまえば、メールを書くことが楽になりますし、社会に出てからも役立ちますので便利です。

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