ビジネスにおけるお礼メールのマナーと書き方

2017.4.22 公開

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クライアントや職場の人に対してのお礼のメールは、ビジネスの場では必要不可欠のものです。ビジネスのお礼メールのマナーと書き方についてご紹介します。

クライアントや職場の人に対してのお礼のメールは、ビジネスの場では必要不可欠のものです。
友達にお礼のメールを送るのとは異なり、ビジネスにおけるお礼メールにはルールがあることはご存知ですか。
今回は、お礼メールのマナーや書き方などのルールをお伝えします。

お礼メールを送るときのビジネスマナー

クライアントや職場の人にお礼のメールを送るときには、ビジネスマナーを守ってメールを送る必要があります。
ビジネスシーンにおいては、ビジネスマナーを守ったお礼メールを書くことが円滑にコミュニケーションをとるための手段といえるでしょう。

ビジネスマナーの守れていないメールを送ってしまうと、相手に失礼になり、コミュニケーションがうまくいかなくなってしまうかもしれません。

つまり、ビジネスマナーを守ってメールを送るということは、ビジネスシーンにおいては非常に重要なスキルだということです。

お礼のメールを送るときのビジネスマナーには以下のようなものがあります。

  

要点をまとめる

相手が忙しい場合には、メールを1件1件しっかりとチェックする時間はありません。
要点を手短にまとめて、内容がすぐにわかるような文章を書けるようにすることが必要です。

  

構成はシンプルにする

文章は簡潔な構成で書くようしましょう。
文章をシンプルな構成で組み立てることによって、メールの伝えたい内容がどこに書いてあるのかがわかりやすくなります。

  

語調に気を配る

どのような語調で文章を書くかは、自分とビジネスの相手との関係性によって異なります。
ふさわしくない語調でメールを送ってしまうと、それはマナー違反です。

たとえば、目上の人に対して送るメールでは、「結構です」や「すみません」よりも、「問題ございません」や「申し訳ございません」といった言葉を選んだほうがマナーを守っているということになります。

もし、どのような語調を選択すればよいか迷ったときには、相手からのメールの語調に合わせるという方法がおすすめです。

  

メールのタイミングに気をつける

来社や来訪後、情報提供のあとにお礼のメールを送る場合は、すぐに送るのがマナーです。

午前中の訪問であれば当日の夕方まで、午後の来訪であれば翌日の正午までに送るなど、余韻が残っているうちに送るのがベストです。

お礼メールの書き方

ビジネスの場において、お礼メールを書くことは多々あります。
お礼メールの書き方にはテンプレートがあるので、それを活用すればマナー違反をしにくくなり、相手に伝わりやすいお礼メールを書きやすくなります。

  

件名

件名は、誰からの何についてのメールかがわかるようなものにするのが、ビジネスマナーです。
お礼メールであれば、件名に感謝の言葉を入れる、何についてのお礼なのかを明記するなどの工夫をすることができます。

  

本文

宛名

冒頭には宛名を書きます。
(株)などの省略した表記を使ったり部署名を省略したりせずに、しっかりと正しい名称を記載するようにしましょう。

挨拶と自己紹介

宛名のあとには挨拶と自己紹介です。
名前を名乗らずに本文を書いてしまうのは、マナー違反です。

要旨

次に、要旨を書きます。
お礼メールであれば、まずはお礼の言葉を述べましょう
何についてのお礼なのかも記します。
要旨には、相手が一目でどんな内容のメールなのかが分かるような、簡潔な文章を書くというのがマナーとして重要なことです。

詳細

要旨のあとには、詳細を書きます。
文章が長くなると、伝えたい内容がわかりにくくなってしまいがちなので、なるべく手短にわかりやすい文章を書くように心がけましょう。
また、適度に改行を入れて相手が読みやすくなるようにすることも必要です。

結びの挨拶

本文のあとには、結びの挨拶をつけます。
(例)何卒宜しくお願い致します。

署名

最後に、署名をつけます。
ビジネスメールで用いられる署名は、会社名・部署名・名前・住所・電話番号などです。

お礼メールの例文

ビジネスシーン別のお礼メールの例文を紹介します。

  

訪問後に送るお礼メール

件名:本日は訪問頂きありがとうございました(株式会社×× ××××)

株式会社○○ 営業部
○○○○様

いつもお世話になっております。
××株式会社営業部の××××です。

本日はお忙しいなかご足労いただきましたこと、感謝申し上げます。
本日ご指摘いただいた点につきましては、部内の会議にかけまして○日までにご回答させて頂きます。

弊社回答が○○様のお仕事のお役にたてますよう全力で取り組む所存です。
もし追加のご質問やご不明点がございましたら、ご連絡くださいませ。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

  

クレームを受けた際のお礼メール

ビジネスの場では、クレームを受けた際の謝罪メールもお礼から始めるのがマナーです。

件名:「××」について(株式会社×× ××××)

○○様

平素は格別のお引立てに預かり厚く御礼申しあげます。
株式会社××の××××と申します。

この度は、弊社製品××をご利用いただき誠にありがとうございました。

弊社製品××が正常に作動しないとのご連絡を本日頂戴しました。
○○様には、弊社製品の不具合により大変ご不便おかけしておりますことを、深くお詫び申し上げます。

××が現在どのような状態なのか詳細なお話を伺いたいため、後日改めてこちらからお電話させて頂きたく思います。
大変お忙しい中申し訳ございませんが、お時間をいただけますよう、お願い申し上げます。

この度は、誠に申し訳ございませんでした。
今後ともお引き立ての程をよろしくお願いいたします。

まとめ

ビジネスメールでお礼をする際のマナーについてご紹介させて頂きましたが、いかがだったでしょうか?是非、ビジネスメールで相手に好印象を与えられるよう、マナーをしっかり守りましょう。

それをきちんと丁寧に対応することで、相手から一目おかれるようになるでしょう。

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