ビジネスメールの返信で引用する際のマナーとは?引用例もご紹介!

2017.4.19 公開 | 2017.5.2 更新

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ビジネスメールを返信する際には、相手のメールを引用して返信することがあります。そこで今回は、ビジネスメールの返信で引用する際のマナーと、引用の仕方の例を紹介していきます。

ビジネスメールを返信する際には、相手のメールを引用して返信することがあります。

そこで今回は、ビジネスメールの返信で引用する際のマナーと、引用の仕方の例を紹介していきます。

ビジネスメールの返信で引用する際のマナー

ビジネスメールを引用して返信する際に、どのようなマナーを守って引用すればよいのか紹介します。

引用マークをつける

ビジネスメールで、返信の際に引用する場合は、必ず引用符を付けるようにしましょう。
引用マークというのは、「>」という記号のことです。

「@」や「■」を引用符として使用する人もいるようですが、一般的には「>」が使用されるので、ビジネスメールで引用をする際には「>」を引用符として使用するようにしましょう。

質問文を引用して回答する場合には、質問文に引用マークを付けて、その下に回答を書きます。

もし引用符を付けずに引用をしたとしたら、どの文章が引用されたもので、どの文章が書かれたものなのかがわからなくなってしまいます。

そういったことを防ぐためにも、引用した文章の頭には引用符を付けるというのが、ビジネスメールを送る際のマナーです。

メールソフトの設定で、引用するときに自動的に引用符を付けることもできるので、そういった機能を利用するのもよいでしょう。

全文引用しない

引用の仕方には、全文引用と部分引用があります。
全文引用は、相手のメールの全文を引用して返信する方法です。
全てのやりとりを見ることができるため、以前のメールを見返す必要がなくなるというメリットがあります。

部分引用は、相手のメールから必要な部分だけを切り取って引用する方法です。
部分引用は、メールを短くできるため読みやすくなるというメリットがあります。

どちらにもメリットはありますが、ビジネスメールではなるべく全文引用ではなく部分引用を使用するようにしましょう。

なぜなら、全文引用をするとメールが長くなってしまい、読みにくくなってしまうからです。

全文引用をして、余計な情報が多く書かれたメールを送ることは、相手の時間を不必要に奪ってしまうことになります。

相手がなるべく手短に、重要な部分だけを読むことができるように工夫するというのも、ビジネスメールを送る際のマナーです。

引用部分は変更しない

引用をする際には、元の文を書き換えてはいけません。
相手の書いた文章を改変するというのは、絶対にやってはいけないことです。
見積額や日付を変更してしまうなどというのは、もってのほかです。

たとえ元の文に誤字脱字があったとしても、修正したり字を追加したりせずにそのまま引用します。

曜日の間違いなど、明らかに誤っているものがあった場合は、勝手に編集するのではなく引用して相手に確認するようにしましょう。

引用を繰り返さない

引用を何度も繰り返すと、引用符がどんどん重なっていくことになります。
そうすると、文章が読みにくくなってしまいます。

ビジネスメールを書く際には、相手が読みやすいように書かなければなりません。
できるだけ引用は減らして、混乱を避けるようにしましょう。

また、引用が続いて分かりにくくなってしまった時には、新しくメールを作り直して、やりとりを一新するという方法もあります。

前のメールで必要な文があるのであれば、部分引用すれば対応できます。
このように、メールの見た目を整えるというのもビジネスメールでのマナーです。

ビジネスメールで返信する際の引用例

ビジネスメールの返信で引用する際に、どのように引用すればよいのかの例を2つ紹介します。

ビジネスメールでの引用例①

ここでは、ビジネスメールの引用例をお話します。

●●様
この度はお問い合わせいただき誠にありがとうございます。
以下、返答申し上げます。

>○○の対応日を教えてください。
○○につきましては、○月×日(日)よりご対応致します。

>資料は送っていただけますか。

資料を郵送にてお送りしました。
よろしくご査収ください。

ビジネスメールでの引用例②

>A案とB案のどちらがよろしいでしょうか?
>ご確認よろしくお願いいたします。

B案でお願いします。

>また、次回お打合せの日ですが、○月×日●●時でいかがでしょうか?

承知しました。×日の●時にお待ちしております。

引用する際はマナーを守る

マナーを守ってビジネスメールを送ることは、ビジネスを円滑に進めていくために必要不可欠なことです。

相手の文章を引用して返信する際には、しっかりとビジネスメールでのマナーを守って送るようにしましょう。

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