ビジネスメールの件名をつけるコツ!書き方のポイントと例文解説

2017.4.6 公開

re_pixta_13917365_L-min


今やメールはビジネスシーンにおいて欠かせないものとなっています。
会社では、今までもたくさんのメールを受け取り、送っているかと思います。

しかし、ただ単に伝えたいことを羅列したりしてはいませんか。
受け取った人は、必ず件名で確認をします。

ビジネスメールはいかに簡潔にわかりやすくするかが大事です。

そんなビジネスメールの基本は “件名”です。
ここではその “件名”についてみていきましょう。

件名を書く際のポイント

ビジネスメールを送る時、内容はともかく件名の書き方がわからないということはありませんか。

基本中の基本である件名ですが、意外と難しく考えてしまうものです。

しかし、これをちゃんと理解していないと一流のビジネスマンとは言えないかもしれません。
件名にも3つの事柄が大事になってきます。

「いつなのか」「何の用件なのか」「どうするのか」

送られた側の目を引くための上記の要素を明確に書きましょう。

明確な件名を書かないと、後回しにされる可能性もありますので要注意です。

「いつなのか」を明確にする

日付や時間はとても大事なことです。
間違ったり忘れたりしないことはもちろんですが、相手方がそれを目安に判断してメールを開いたり整理していることもあります。

日付に限らず、回数や番号なども明記しておくといいでしょう。

「何の用件なのか」を一目でわかるようにする

相手方も膨大な数のビジネスメールを受け取っていることと思います。
長々とした文ではなく、それを見てすぐ何かわかるように簡潔な言葉にしましょう。

また、同じ用件のものを複数送るとか別の日に数回に分けて送る可能性がある場合は、同じキーワードを入れておくと、送る側も相手方もわかりやすくなります。

そのような配慮をすれば、双方ともにわかりやすいビジネスメールになると思います。

そして、ビジネスメールをもらう方は相手がどうしてほしいのかが、とても気になります。
“ご連絡” “ご相談” “お願い” “ご提案” など。

このような一言を入れれば、メールをもらった時に一目で判断でき、開く前にだいたいの概要を把握できます。

ビジネスメールでの件名の書き方例

ここでは、具体的な書き方の例をいくつか挙げてみましょう。

「いつ」「何の用件」「どうするのか」を含めた例①

『3月7日(火)午後1時からの打ち合わせの件』

これは日時が明確に記してあって、相手方が「いつ」の「何の用件」なのかを改めて認識しやすくなっています。

「何の用件」「どうするのか」を含めた例②

『○○納品のご連絡』

「何の用件なのか」「どうするのか」が入っていいて一目で判断しやすくなっています。
このような場合には日時がなくても伝わるかと思います。

初めてのメールの場合

『初めてメールをお送りいたします。私○○会社の○○○○と申します』
相手方に初めてビジネスメールを送る場合も多々あります。

その時は、挨拶と自社名、自分の名前は必ずフルネームにしましょう。
最初の挨拶は、「突然のメールで失礼いたします」や「初めまして」でもよいでしょう。

失礼の内容に、そして目に留まるように挨拶は短めにします。

目を引く件名を書く事が大事

相手方は、膨大なビジネスメールを受け取っています。

その中で、自分の用件を目にとめてもらえる“件名”は、とても重要です。

件名が不明瞭ですと、そのままゴミ箱に捨てられてしまう可能性もあります。
人によっては、件名だけでビジネスメールを整理していきます。

開かなくてもわかるよう、簡潔に理解しやすい文言で書くのが最良です。

先にあげた、3つの要素を入れた20文字くらいで読み切れるのが、相手方には一番判断しやすい“件名”と言えるでしょう。

転職ファインダー

キャラクター紹介キャラクター紹介

転職ファインダマン

転職ファインダマン
転職エージェント研究所の所長。転職のことなら何でも知ってる。おせっかい。

助手

助手
ファインダマンの助手。元大手企業の人事担当。冷静。たまに読者に喋りかける。

鈴木 一郎

鈴木 一郎
転職活動中のサラリーマン。転職の悩みを毎回研究所に持ってくる。

ピックアップピックアップ記事

プロと転職成功者の体験談から導く!転職活動で成功する人と失敗する人の違い

【転職の疑問を解決!】転職エージェントが無料の理由

登録前にチェック!転職エージェント利用メリットとデメリット

おまとめ記事転職まとめ記事

転職ファインダー

トップへ戻る
トップへ戻る