ビジネスメールの返信で気をつけるべき2つのマナーとその例文

2017.3.24 公開

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あなたはビジネスメールの返信で気をつけるべきマナーや例文を知っていますか? ここでは、ビジネスメールの返信で気をつけるべき2つのマナーとその例文をご紹介します。

あなたは「返信メールのマナーってなに?」「返信メールの書き方がわからない」、「返信メールの例文があったら書きやすいのに」、と思ったことはありませんか?

ビジネスメールには、守るべきビジネスマナーがあります。これを知っておくことで、不要な誤解をさけ円滑に返信メールを書くことが出来ます。

そこで、今回は、ビジネスメールの返信で気をつけるべきマナーと例文を紹介します。

ビジネスメールの返信マナーを知ることで、今までより早くスムーズに返信メールを書くことが出来ます。
返信メールが初めての方でもこの記事を読んでいただければ、例文を参考に返信メールを書くことが出来ます。

ビジネスメールで気をつけるべき2つのマナー

ここでは、ビジネスメールで気をつけるべき2つのマナーを説明します。

メールの件名は内容の要約にする

メールの件名は、本文全体の内容の要約になるようにしましょう。
というのも、メールを受け取った人が件名を見てすぐに内容がわかるようにするためです。

もし件名が「おはようございます」のような挨拶だったら、あなたはどう思いますか?何のメールか疑問に思い、そしてそのメールを後回しにするかもしれません。

よってメールの件名は、本文の内容の要約にし、相手が件名を見ただけで内容がわかるように作りましょう。

◆良い例:【本日のお礼】転職太郎
◆悪い例:お疲れ様です。

また、件名に【】など記号を入れて強調したり、()に送信者の名前を入れることは、件名がよりわかりやすくなるので有効です。

「TO」、「CC」、「BCC」を使い分ける

「TO」、「CC」、「BCC」は意識的に使い分けるようにしましょう。以下の通りです。

To:絶対に知らせたい人
CC:参考までに知らせたい人
BCC:参考までに知らせたいが、TOやCCの人に送っていることを知らせたくない人

よくありがちなのは、とりあえず知らせた方がいいからとCCにいれてしまうケースです。
とりあえずCCに入れられて、自分とあまり関係がないメールを送られては、迷惑です。

基本的には、その案件・プロジェクトにかかわっている人だけを入れましょう。

ビジネスメールにおける返信の例文

ここでは、ビジネスメールにおける返信の例文を紹介します。

企業から提案を受けたときの返信メールの例文

【件名】Re: ○○のご提案について

○○様

お世話になっております。
株式会社△△△の○○○○でございます。

先日は、ご多忙の中、○○のご提案をして頂き有難うございました。

ご提案いただいた○○につきましては、部署内で検討の上、○月○日までには回答させて頂きます。

何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――――――――
株式会社△△△
○○ ○○(○○ ○○)
〒XXX-XXX
東京都 △△△区 △△△ X-X-X
TEL:XXX-XXXX-XXXX
E-mail: XXX@XXX.co.jp
―――――――――――――――――――――

打ち合わせ後の返信メールの例文

【件名】Re: ○○の打ち合わせのお礼と報告

○○様

お世話になっております。
株式会社△△△の○○○○でございます。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をとっていただき、有難うございました。
先ほど指摘して頂いた点につきましては、社内で検討の上
次の打ち合わせにて共有させて頂ければと思っております。
もし、追加の質問やご不明点などございましたら、お気軽にお問合せして頂ければと思います。

何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――――――――――――
株式会社△△△
○○ ○○(○○ ○○)
〒XXX-XXX
東京都 △△△区 △△△ X-X-X
TEL:XXX-XXXX-XXXX
E-mail: XXX@XXX.co.jp
―――――――――――――――――――――

まとめ

ここでご紹介している記事を読んで頂けますと、ビジネスメールの返信で気をつけるべきマナーがわかります。例文を参考に返信メールを書くことが出来ます。最後に、それぞれの要素をもう一度確認しておきましょう。

ビジネスメールの返信のマナー

①メール件名は内容の要約にする
・メールを受け取った人が件名を見てすぐに内容がわかるようにするため
・件名に【】など記号を入れて強調する
・()に送信者の名前を入れる

【良い例】SEO対策の件(転職太郎)
【悪い例】お疲れ様です。

②「TO」、「CC」、「BCC」を使い分ける
・To:絶対に知らせたい人
・CC:参考までに知らせたい人
・BCC:参考までに知らせたいが、TOやCCの人に送っていることを知らせたくない人 

最初は、面倒に思われるかもしれませんが、ぜひ、ここでご紹介したビジネスメールの返信マナーとその例文を参考にしてみてください。

一度身につけてしまえば、返信メールを書くこと自体が楽になりますし、定型表現が身につくので便利です。

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