ビジネスメールで初めて相手先に送る際の書き方とは?

2017.4.19 公開 | 2017.5.2 更新

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ビジネスメールで初めて相手先に送る時、書き方に迷いますよね?ビジネスメールを初めて書く方向けに書き方をご紹介します。

取引先や会社の上司に、初めて挨拶メールを送る際にどのような文を送ったら良いかわからなくて困ることってありますよね?

挨拶メールは、印象を良くするうえでも大切な事です。
今回は、初めて相手先にメールを送る際のルールと例文を紹介します。

初めて挨拶する時のメールの書き方

ここでは初めて挨拶メールを送る時の書き方を説明します。

初めてのビジネスメールは相手との距離感を考慮する

初めて挨拶メールを送る際、大切にしたいことは相手先との距離感です。
送られた側としては、あまりよく知らない人からメールが来たと疑心を抱きながら読む場合があります。

その時に、失礼な挨拶メールを送ってしまうと、初めから相手の印象が悪くなることや、返信してくれないことさえあります。
そこで何より重要なのは、しっかりと丁寧な文章を送ることです。

丁寧な文章で、良い印象のメールを作成するようにしましょう。

一目でわかる件名

本文も大切ですが、より重要なのは「件名」です。
相手側にどのような要件のメールか一目でわかるようにしなければなりません。

なぜなら、相手側に一日に何十、何百件というメールが送られてきて、そのメールの内容を件名で優先すべきか判断するからです。

一目で要件と、どの企業の誰が送ったかが分かることがビジネスマナーと言えます。

内容をわかりやすくする見出し

ビジネスメールを書く上で、読みやすい文章は最重要ですし、特に、初めての人に送る時は尚更重要です。

内容を読みやすくするうえで必要なのは、「見出し」です。

見出しを書くことで、文章の要点が明確になり、文章の読みやすい文章になります。
そうすれば、内容の要点が相手に伝わりやすく、好印象を与えることができます。

長々と挨拶メールを送るのはまとまりのない文章になることが多々あるので、見出しを入れてまとまりのある文章にしましょう。

挨拶メールの書き方例

ここでは、挨拶メールの例の例を紹介します。

担当者変更の挨拶メール書き方例

担当者変更の挨拶メールを事例として、ご紹介します。

件名:担当者変更のご挨拶 -株式会社○○工業 ○○-

〇〇株式会社
営業部 ×× ×× 様

格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。
私、株式会社○○工業の○○と申します。

この度、人事異動により担当者が変更となった旨をお知らせさせていただきます。
以前、担当だった▽▽が9月の人事異動により外れ、
10月から私が担当させて いただくこととなりました。

本来は前任である▽▽と挨拶に伺うべきところですが、
取り急ぎメールにてご挨拶を申し上げます。

今後とも、何卒よろしくお願いします。
—————————————————
株式会社○○工業
営業部
○○
住所:〒000-0000
東京都—-
TEL: / FAX:
URL:
Mail:
—————————————————-

会議後に送る挨拶メール書き方例

会議後に送るお礼を兼ねた挨拶メールの事例をご紹介します。

件名:本日の会議の御礼 -○○株式会社 ○○-

株式会社○○商事
開発部 ×× ×× 様

いつもお世話になっております。
私、○○株式会社の○○です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をとっていただき、
誠にありがとうございました。

××様の業務にお役に立てるよう全力で取り組みます。
まずは、本日いただいた課題を確認の上、
5月17日(金)までに、ご提案を差し上げたいと思います。

もし、追加の疑問点・お気づきになった点がございましたら、
遠慮なくご連絡ください。

メールにて恐縮ではございますが、
取り急ぎ、御礼申し上げます。

どうぞ、今後ともよろしくお願い申し上げます。

—————————————————
株式会社○○
開発部
○○
住所:〒000-0000
東京都—-
TEL: / FAX:
URL:
Mail:
—————————————————-

紹介で知ったお客様へ送る挨拶メールの書き方例

紹介で知ったお客様へ送る場合の挨拶メールの事例についてです。

アポイントのご依頼 –△△様から紹介された○○株式会社 ○○-

○○工業株式会社 
営業部 ×× ×× 様

初めまして。△△ の△△様よりご紹介をいただきました、
○○株式会社の○○と申します。

この度は、貴重な機会をありがとうございます。
早速ではございますが、
先日ご依頼いただきました製品のお見積りがご用意できましたので、
添付させていただきます。

また、ぜひ一度ご説明させていただきたいと考えおりますので、
今月中に2時間程お時間を頂戴できますでしょうか。
私は以下の時間帯であれば貴社にお伺いできますが、
××様のご都合はいかがでしょうか。

<候補日時>
・○○月✕✕日(○)○○:○○-○○:○○
・○○月△△日(○)○○:○○-○○:○○

お忙しいところ申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。

—————————————————
株式会社○○
開発部
○○
住所:〒000-0000
東京都—-
TEL: / FAX:
URL:
Mail:
—————————————————-

挨拶メールは丁寧に

初めての人に挨拶メールを送る時、相手との距離感が大切なので、相手の気持ちを考慮して、丁寧な文章を送ることが大切です。

相手にとって印象を良いメールを送ることが、心がけましょう。

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