伝わる!ビジネスメールの書き方~構成編~

2017.1.25 公開 | 2017.4.24 更新

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ビジネスをする上で相手とメールでやり取りすることは日常茶飯事です。

しかし、文面でのコミュニケーションであるため分かりにくいメールを送ってしまうと、伝えたいことが伝えられなかったり、誤解を与えてしまう危険性があります。

そこで今回はそのような失敗を防ぐ様、ビジネスメールで相手に分かりやすく伝えるための抑えておくべき書き方の構成とよく使用する文例についてご紹介致します。

ビジネスメールの構成

まず、分かりやすいビジネスメールを書くためには、メールの構成を理解することが大切です。

ビジネスメールの構成は、

  • 宛名
  • 挨拶文
  • 要旨
  • 詳細
  • 結びのあいさつ
  • 署名

の6要素が基本です。冒頭文に当たるのが「挨拶文」メールの本文に当たるのが「要旨」と「詳細」です。改めて1要素ごとに書き方を確認していきましょう。

宛名の書き方

メール本文の最初の一行目には宛名を記載します。
基本的には、【社名 → 部署名 → 名前】の順に記載します。

氏名はフルネームが分かればフルネームで記載した方が相手に丁寧な印象を与えることができます。

○○会社
△△部
○○様

個人名が分からない団体に送る場合

団体宛で個人名が分からない場合は、個人名につける「様」の代用として「御中」をつましょう。

○○会社
△△部御中

挨拶文の書き方

宛名の後は、挨拶文を記載します。
ビジネスの現場でもまずは相手に対して挨拶をするのが、ビジネスマナーの基本ですが、メール文も同様です。

挨拶文の文例は下記に記載しています。

一般的なメール冒頭の挨拶文例
  • いつも大変お世話になっております。
  • いつもご利用ありがとうございます。
  • いつも弊社サービスをご利用いただき、お礼を申し上げます。
  • ご無沙汰しております。

挨拶文をしっかり記載した上で本文を記載していきましょう。

要旨の書き方

要旨とは、端的にいうとメールで伝えたい内容の部分です。
まずはメールをした目的を記載しましょう。その後に伝えたい内容を記載するのですが、ここで意識するのは、相手にとって見やすいメール文になっているか、分かりやすいメール文になっているかを確認します。用件を5W2H(いつ・どこで・誰と・なぜ・何を・どのように・いくらで)を意識しながら、簡潔にまとめることで相手にとって見やすく、分かりやすいメール文になります。

詳細の書き方

要旨をまとめて伝えた後はその情報の詳細を記載します。
例えば、内容が打ち合わせの日程などであれば,

・日時
・時間帯
・場所
・参加人数

などです。伝える内容がより具体的になります。

結びのあいさつと署名の書き方

メール文の締めの言葉に当たる結びのあいさつもマナーとして重要です。
結びのあいさつは相手に返信を求める締め方と返信不要の締め方がありますが、そちらはシーンによって使い分けましょう。

署名は差出人の情報を記載した部分です。
署名に盛り込みたい主な項目は以下の通りです。

  • 会社名、部署名
  • 名前(読みにくい名前は、読み仮名も記載するとよい)
  • 郵便番号、住所、ビル・建物名
  • 電話番号
  • ファクス番号
  • メールアドレス
  • URL(ウェブサイト名も記載)

その他、必要があれば営業時間や定休日などまで記載するのも良いでしょう。
メールを送る相手に対して親切です。

ビジネスメールの文例について

ビジネスメールの基本構成は上記でご紹介した通りですが、ビジネスメールは使う場面で書き方に違いがあります。
今回はよく使う文例をまとめてご紹介致します。

お礼の文例

打ち合わせの後などにメールを送るときは、お礼の文例になります。
下記文例をご紹介致します。

——————————————————
件名:○月○日のお打ち合わせ、ありがとうございました
●●株式会社 ●●部
●●様

いつもお世話になっております。
株式会社●●、営業部の●●です。

昨日はお忙しい中、お打合せのお時間を頂きまして、誠に有難うございました。

ご提案させて頂いた新製品の広告キャンペーン案ですが、
現在社内で、ご指摘いただいた内容を修正する方向で検討しており、
来週○日までに結論を出す予定となっております。

キャンペーンの方針が再度決まりましたら、
改めて●●様にご連絡させて頂きます。

取り急ぎメールにて恐縮ではございますが、何卒宜しくお願い致します。

——————————————————
株式会社 ●● ●●部
名前 ●● 
〒xxx-xxx
東京都○○区△△1-1-1
TEL xxx-xxxx-xxxx(直通) xx-xxxx-xxxx (代表)
FAX:xx-xxxx-xxxx
——————————————————

謝罪の文例

遅延に対する謝罪の場合

件名:調査分析のまとめ遅延についてのお詫び

●●株式会社 ●●部
●●様

いつもお世話になっております。
株式会社●●、営業部の●●です

以前ご依頼を頂いた、調査分析のまとめの件でご連絡させて頂きました。

今週末が締切となっている調査分析のまとめですが、
集計作業が遅れています。

現在、作業者を増員して全力で進めておりますが、
期日までにすべてを完成させるのは、難しい見通しです。
大変申し訳ございません。

来週28日までには完了できる見通しです。
こちらご迷惑をおかけしまして大変恐縮ではございますが、
お待ちいただけますでしょうか。

ご確認の程何卒よろしくお願い致します。

================================
株式会社 ●● ●●部
名前 ●● 
〒xxx-xxx
東京都○○区△△1-1-1
TEL xxx-xxxx-xxxx(直通) xx-xxxx-xxxx (代表)
FAX:xx-xxxx-xxxx

まとめ

文例はほんの一部ではありますが、ビジネスメールの基本構成が頭に入っていればどの文例にも活用することができます。
メール文の作成に迷った時は是非確認してみて下さい。

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