OB訪問を電話で依頼する時の注意点とポイント

2017.2.22 公開 | 2017.4.25 更新

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就職活動の本選考を控え、OB・OG訪問をしたいと考える人が多いのではないかと思います。
しかし、どのように電話をかけ、アポイントを取ったらいいか不安だと思います。

今回はOB訪問で電話を掛ける際のポイントと注意点を紹介していきます。

OB訪問で電話をかける前の事前チェックポイント

電話するのに適した時間帯

まずは電話をかけるタイミングです。
一番ベストなタイミングは「担当してくれるOBが比較的業務の忙しくない時」を狙うのがいいでしょう。
ただ、相手がいつ忙しくないなど分からないと思います。

その際は、相手の会社の営業時間を調べて、必ず営業時間内に電話をしましょう。

もし、OB訪問の依頼をお願いしたい方が不在の場合は、都合の良い時間を聞き、再度電話をかけ直すと良いです。

避けた方が良い時間帯や曜日

営業時間外・朝一番・ランチタイム
朝はミーティングをしていることが多く、またランチタイムは社内にいない可能性が高いため、なるべく避けましょう。

土日
また、土日に電話をかけるのも避けましょう。

土日が休日の企業で働いている人にとっては、仕事から離れているときに、OB訪問などの依頼が来ることを好ましく思わない人もいます。

土日に営業している会社もありますが、できれば平日に電話をかけるようにしましょう。

電話をかけられる場所

電波状況の悪い場所や騒がしい所からかけて、会話がとぎれとぎれにならないよう、落ち着いた静かな場所からかけるようにしましょう。

相手も自分も、大事な部分を聞き漏らしてしまう可能性があります。
これは、相手に迷惑をかけないためのマナーでもあります。

丁寧な言葉遣いと声のトーンを心がける

友達に話すわけではないので、言葉遣いはできるだけ丁寧に、失礼のないようにしなくてはなりません。

普段敬語を使わないと思うので、なかなか難しい部分もあるかと思いますが、正しい敬語が出なくても、相手に不快感を与えなければ、そこまで心配する必要はありません。

また、話す際ははっきりと、聞き取りやすい速さで喋るようにしましょう。

スケジュールを確認

その場で、訪問日時が決定する可能性もあるので、スケジュールを確認し、電話をかけるときはいつでも確認できるように準備しましょう。

OBが日時を指定してきた場合は、仕事の都合をつけてもらうので、なるべく合わせられるのが理想です。
選考に関係するなど、どうしてもはずせない用事がある日程等はしっかりと把握しておく必要があります。

OB訪問の電話依頼の流れとコツ

まず、OB訪問を依頼する電話でのおおまかな流れを把握しましょう。

OB訪問依頼の電話での流れ

①電話をかける
②大学名・氏名、要件を伝える
③担当者へ繋いでもらう
⇒再び大学名・氏名、要件を伝える

④OB訪問を依頼する

— 依頼を快諾してもらった前提–
⑤日程を調整する
⑥結びの挨拶をする
⑦電話を切る

ここからは各段階での注意点をご紹介します。

①~③電話をかけて担当者につないでもらうまで

まず、企業に電話をかけ、企業の方が電話に出たら、大学名と氏名を伝え、「OB訪問の依頼でご連絡させて頂きました」と伝えましょう。

そして、担当者が別の場合は、「○○さん(担当者様)をお願いします。」と伝えましょう。

④担当者へOB訪問の依頼をする

担当者へOB訪問の依頼をする場合は、以下の例を参考にしてみてください。

依頼の一例

「○○大学の○○と申します。キャリアセンターの名簿で○○さんを知り、お電話させて頂きました。
現在、就職活動中でして、企業研究にて御社に大変興味を持ちました。
ぜひお話を聞かせていただきたいと思い、お忙しいところ大変恐縮ではございますが、OB訪問のお時間いただくことはできますでしょうか?」

基本的な部分ではありますが、 初めて企業に電話する場合は若干緊張すると思うので、あらかじめ話す内容をまとめて紙に書いておくと良いでしょう。

⑤日程調整

候補日をいくつか提示してもらいます。
OB訪問の日程を決める際は、原則的には相手の都合の良い日時を伺い、それに合わせるように努めましょう。

求められれば、こちらから日時を提示してもかまいません。

アポイントの電話をかけた時点で、基本的には相手側から日時の指定が来る場合が多くはなりますが、突然の依頼で相手が日時に困っている場合は、希望期間などを伝えるのも良いでしょう。

しかし、仕事中のお時間を頂くことになるので、原則相手の都合に合わせるというスタンスでいることが大切です。

相手が電話を切ってから、自分は電話を切るようにする

OB訪問のアポイントでは電話内容を最後に復唱し、きちんと日程の確認をした後は、切り方も大切となります。

OB訪問のアポイントメントを電話で取る場合には、電話を切るまでがアポイントメントだと覚えておくこと が大切です。

必ず、「お忙しい中ありがとうございました。当日はよろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」と伝えましょう。

就活のOB訪問の日程調整が完了して、用件が済んでもすぐに電話を切ってはいけません。必ず相手が電話を切るのを待ちます。

まとめ

今回、OB訪問の際に電話をかけるポイントや注意点を紹介してきました。
アポイントを取るための電話は今後の印象を左右する重要な第一歩です。

電話の場合は、相手の顔が見えないので、声の大きさやトーンが重要になります。
普段より意識して高めのトーンでハキハキ明るく話すように心がけましょう。

何も考えず電話をするのではなく、まずは電話を掛ける前に一度シミュレーションをしてから電話を掛けるようにしていきましょう。

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転職エージェント研究所の所長。転職のことなら何でも知ってる。おせっかい。

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