ビジネスメールの書き方とは?書き方の例を参考にビジネスメールを書いてみよう

2017.2.5 公開

Mail Communication Connection Global Letters Concept

ビジネスメールの書き方を、宛先、件名、本文、署名の順に、具体的な例を用いながら解説。

社会人の方は、社内、社外問わず、ビジネスメールを送る事が多いと思います。

しかし、ビジネスメールの書き方について、悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。

本記事では、ビジネスメールの書き方についてご紹介しますので、参考にしていただきビジネスメールを作ってみましょう。

ビジネスメールの宛先の書き方

To, CC, BCCのの役割

まずメールの宛先として、To, CC, BCCがありますが、どのような役割があるのでしょうか。
ここでは、3つの役割についてご紹介します。

To:直接用件を伝えたい方に向けて使用します。
Cc:直接用件はないが、通知としてメールの用件を伝えたい方向けに使用します。
Bcc:Toや、Cc以外で伝えたいが、社外にメールを送る際に、社内にも伝えたい方がいた時に使用します。

ビジネスメールの件名の書き方

件名は、伝えたい内容を1文でまとめる

社会人の方は、毎日仕事をし、その中で膨大な資料やメールに目を通します。

そのため、ビジネスメールを送る際には、件名で伝えたい内容を明確に伝える必要があります。

件名に伝えたい内容が記載されていれば、その内容が受信者にとって緊急であるかどうかが判断できるため、非常に重要な役割を持っています。
そのため、件名では本文の内容を一言で言い表す事ができる件名作りを心掛けましょう。

ここでは、件名の書き方について、ご紹介します。

社外向けに営業後のお礼と、資料を送るよう依頼された時のビジネスメールを例にします。

件名の書き方例

件名:【お礼】依頼いただいた資料の送付につきまして。

社内向けに新入社員の歓迎会を送る時のビジネスメール
件名:新入社員の歓迎会(開催日時:○月○日○時~)

ビジネスメールの本文の書き方

①宛名を書く

ビジネスメールの本文の書き方には、大きく分けて3つあります。
ここでは3つに分けた本文の書き方をご紹介します。

◆ビジネスメール~宛名編~

ビジネスメールの宛名を書く際の注意点は以下になります。

  • 本文の冒頭には、宛名を記載する
  • 企業名、担当部署、役職、氏名の順
  • 企業名が、前株か後株かに注意して記載する
  • 担当部署や役職がある場合は、漏らさず記載しましょう。
  • 複数宛てに送る場合は、役職が上の方から記載しましょう。
宛名の書き方例

○○株式会社
○○営業署 △△部 部長
○○ 様

(Cc: △△部 ○○ 様)

②伝える要件を書く

◆ビジネスメール~内容編~

メールを送る際には、内容を明確にしなければなりません。
明確に伝えるためには、いつ、どこで、誰がどのようなにを意識して記載する必要があります。
そこで、情報伝達の際に利用される、5W1H*を使った本文の書き方をご紹介します。

※5W1Hとは・・・いつ(when)、どこで(where)、誰が(who)、なにを(what)、なぜ(why)、どのように(how)の6つに沿って情報を伝達するフレームワーク。

5W1Hを使った、内容の書き方例

お世話になっております、○○商事の○○です。
先日は足元が悪い中、お越しいただき誠にありがとうございました。
先日お話しさせていただいた、○○日に△△で開催されます経営者セミナーについての詳細をメールにてご連絡させていただきました。

下記詳細をご確認いただき、参加いただける場合は、私宛に返信いただきますようお願いします。

◆自社の経営者が登壇するマーケティングセミナー◆
開催日時:○月○日午前9時
開催場所:△△
セミナー内容:添付資料にてご確認ください。
持ち物:当日1枚名刺をお持ちください。

ご検討の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

③署名を書く

◆ビジネスメール~署名編~

署名はメールを送る際に必要です。
なぜなら、署名は誰からのメールかを判断する役割を持つからです。

そのため、署名を記載し、メールの送り主が誰であるかを明確にしましょう。

また、書き方について会社の書式があれば使用しましょう。
無い場合は、会社名、役職、氏名と、電話番号、メールアドレスなどをシンプルに記載しましょう。

ここでは具体的な例を参考に、ビジネスメールの書き方についてご紹介します。

署名の書き方例

宛名

本文

————–
株式会社○○
○○事業部
山田 太郎

Tel:000-0000-0000
Mail: testtest@○○.com
————–

誤字・脱字には十分注意する

ビジネスメールを送る際は、誤字・脱字には十分気を付けましょう。
なぜなら、誤字・脱字により、間違った解釈や失礼な印象を与えないためです。
また会社名や、氏名などの固有名詞は何回か見返し、間違っていないかを必ず確認しましょう。

誤字・脱字をしない事はビジネスメールを送る際の最低限のマナーです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
本記事では、ビジネスメールの書き方について、詳しく解説しました。

ビジネスメールの書き方は、企業によって書き方が決まっている場合もありますので、臨機応変に対応し、ビジネスメールを作成しましょう。

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