ビジネスメールで催促する際のマナーと書き方例3選

2017.4.7 公開

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急いでメールを返信してほしいとき、友人間であれば簡単に催促できますがビジネスシーンでは言葉を選びますよね。
敬意を払う相手に対しどのようなメールを書けばよいか迷います。

そこで今回は、円滑な催促メールを作成するために、催促メール書くときのマナーとポイントをご紹介します。

催促メールを書く際のマナー

メール再送の際は確認を行う

まず自分自身の送信済みメールを確認しましょう。

宛先のメールアドレスに不備はないか、アドレスは合っているが件名に誤った記載や別の案件を表記していないか、担当者の名前に誤りがないか念のためチェックを行いましょう。

誤送信になっていなかった見直し、送信したメールに不備がなかったか確認を行います。

相手に対しメール催促を行うわけですから、こちらに間違いが本当になかったのか送信したメールを見直す事が大切です。

相手の状況を考えて見る

メールの返信が遅いと不安になる気持ちもわかります。
一度冷静になって相手がどのような状況か考えて見ましょう。

向こうにメールが届いていても迷惑メールに分類されているかもしれませんし、相手は休暇で出勤してない可能性もあります。

また、会議等が重なって物理的要因で返信できていないのかもしれません。
相手の状況が見えない分、いろいろな可能性を考え、相手を思いやる気持ちを持ちましょう。

丁寧な言葉を心がける

相手がどのような状況で返信できていないのか分からない為、ここは細心の注意を払う必要があります。

再送時は前回より丁寧な言葉を使い、文章を作成するようにしましょう。

単純に相手側のミスで返信を誤っていた、または相手側でメールを見落として返信が遅くなってしまったかもしれません。

相手に非があってもビジネス上において、円滑なコミュニケーションを築くために心情に寄り添う文章を作成しましょう。

催促メールの書き方例

サインが必要な見積もり書等、期限付きの催促メールの書き方

「早めに返信して下さい。」「ご返事いただけませんか?」と言う言葉では相手に対し嫌悪感を持たれてしまいます。

丁寧な文章を作成して相手を気遣いつつ、催促を行いましょう。

【例】

恐れ入りますが○月○日に送付させて頂きました○○の件について
今一度確認させて頂けますでしょうか。

御社より○○の書類についてまだご回答・ご返事頂いておりません。
念のためメールをお送りしました。

大変お手数ではございますが
○月○日までにご回答・ご返信頂くことは可能でしょうか。

何卒宜しくお願いいたします。

相手に対し急かす言葉等を選ばず、要件確認するようにメール文章を作成する事で催促をしても不快な印象を与えません。

メールの返信について思い出してもらう事が大事なことです。

支払の期限が迫っている!振込催促のメールの書き方

「早く支払ってください!」「困ります!」といった簡素な言葉では相手に伝わりません。
ビジネスライクに優しい文章を作成しましょう。

【例】

いつもお世話になっております。
○○のお支払について確認の為メールをさせて頂きました。

○月○日に○○の請求書を送付しておりますが、現在入金について
こちらで確認できておりません。

請求書に記載の通り入金期限がございますので、
お手数ですが今一度確認頂けますでしょうか。

もし行き違いや等が発生しており、
すでに送金済と言う事でしたらご容赦下さいませ。

相手に入金期限をリマインドする共に行き違い等があった場合は失礼の内容に丁寧な文章で締めくくりしましょう。

まだ納品がない!納期を確認する督促メールの書き方

「納品が遅れると困る!」「いつごろ納品してくれるの?」と言った急ぎを要する場合でも相手の状況を配慮したメール文章作成を心がけましょう。

【例】

恐縮ですが納品について至急確認です。
○月○日に納品を依頼しておりました○○の件でメール致しました。

○日に納品をお願いしておりましたが、
まだこちらに届いておりません。
納品はいつごろ頂けるご予定でしょうか。

確認の上、ご連絡頂きますようよろしくお願い致します。
ご連絡お待ちしております。

こちら側の現状もお伝えしたうえで相手側もどのような状態か確認をしましょう。

また、以前依頼した日付が経って納品がない場合はいつごろ納品が可能か合わせて文章を作成しましょう。

相手の事を考えて書く事が必要

催促のメールを送る際は、感情的にならず相手の状況を配慮する事を心がけましょう。

相手がどのような状況であっても催促する場合は相手に気づいてもらう事が大切です。

相手の立場になり、思いやりを込めた文章を作成する事で相手側からの評価も上がりますし
お互い良い気持ちで円滑に仕事を進めて行く事ができます。

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転職エージェント研究所の所長。転職のことなら何でも知ってる。おせっかい。

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転職活動中のサラリーマン。転職の悩みを毎回研究所に持ってくる。

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