OB訪問のメールを送る時に意識すべきポイントと書き方とは?

2017.2.27 公開 | 2017.3.3 更新

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OB訪問における相手への依頼メールはどのようなことに注意すべきなのでしょうか?OB訪問をする時に送るメールのポイントをいくつかご紹介します。

OB訪問における相手への依頼メールはどのようなことに注意し作成すべきなのでしょうか。
以下にまとめましたので参考にしてみてはいかがでしょう。

OB訪問の時だけでなく、社会人になってからも活用できるスキルなのでぜひ覚えることをおすすめします。
相手に不信感を与えず、失礼のないメールを書きましょう。

OBにメールを送る時の最低限のマナー

日程を複数表示する

OB訪問などの依頼メールは、自身の都合も一緒に考えて日程の候補を提案する必要があるため、日程の候補はこちらから伝えましょう。
それには何回かのやりとりが必要となるため、できれば3~4日ほど複数の候補を挙げて、日程調整のメールとして相手に確認と選択をしてもらいましょう。

あまり先の日程を提案してしまうと、相手も予定が立たない可能性もあるので、1~2週間後程度までを目安に提案することが良いでしょう。
これは、OB訪問をお願いする側が考えるべき最低限の配慮といえます。

誤字脱字には気を付ける

OB訪問をメールで依頼する際に注意しなければならないのは、誤字・脱字です。
誤字・脱字は確認もせずに送っているということが分かってしまい「不注意な人」や「雑な人」といった印象を与えてしまいます。

会う前からそのようなイメージを持たれてしまうのはもったいないので、メールを送る前には必ず自分の書いた文章を見返してみましょう。
また、適度な文の長さ で改行するなどの構成を考えることで読みやすくなり、ストレスなくメールを読んでもらえます。

メール履歴をそのまま残す

気を使ってメールの履歴を消してから返信をする学生がいますが、それはやめましょう。

メールの履歴を読めば、少々時間が経ってもすぐに内容を思い出すことができる為、多くのメールをやりとりする社会人にとってはメールの履歴が重要です。
メールの履歴は残したままにしてください。

OB訪問メールの書き方のポイント

メールの件名に気を配る

OB訪問などビジネスメールの件名は「わかりやすさ」が大事です。
たとえば、
【OB訪問のお願い】大学名/名前
と件名を見ただけで、どういった要件でメールをしてきたのかが分かるように簡潔に書きましょう。
上記のようにあなたの大学名と名前を記載すると、どこの誰から来たメールなのか一目でわかるので、おすすめです。

メールの文頭を記載する

メールの最初は「相手の会社名+部署」「相手の名前」ではじめます。
どこの誰宛に来たメールかを示すためです。

自己紹介をする

次に「挨拶」をし「自己紹介」をしましょう。
面識のない相手にメールを出すのであれば「突然のご連絡で失礼致します」、面識があるのであれば「いつもお世話になっております」が良いでしょう。
自己紹介する際は、「大学名・学部・名前」をしっかり記載しましょう。

先に用件を伝える

まず一番伝えたい内容を最初に書いてください。
今回の場合はOB訪問がしたいということですね。

また、OB訪問を依頼する経緯にも触れましょう。
相手の所属企業に興味があり、ぜひ話を聞きたいという旨を書きます。

こちらから日程を提示する

「ご都合のつく日程をお教え下さい」だけですと、
OBの提示した日時があなたに都合が悪い時、こちらから断らなければならなくなってしまい、失礼に値します。
そこで、以前も言いましたように日程の候補は複数用意しておきましょう。

最後に改めてお願いをする

メールの最後には、あらためてお願いをしてください。
より丁寧な印象になります。

最後に署名をしっかり書く

メール文を読み進められた場合、最後に改めてどこの誰だったかということが一目でわかるので署名は重要です。
「大学 学部 名前 電話番号 携帯電話番号 メールアドレス」を最後に記載して下さい。

OB訪問のメールのテンプレート事例

件名:【OB訪問のお願い】■■大学の●●です。

××株式会社
○○部△△課
□□ 様

突然のご連絡で失礼致します。
私、■■大学の●●と申します。

▲▲業界を中心に企業研究をしており、貴社に大変興味を持っております。 
そこで、是非、現場でご活躍されている□□様のお話を伺いたく、ご連絡致しました。

下記の時間帯から、
□□様のご都合のよい日時・場所をご返信頂ければ幸いです。

・×月×日(×)13:00~19:00
・×月×日(×)10:00~17:00
・×月×日(×)12:00~20:00

もしいずれの日程でもご都合つかない場合は、
再度提案させていただければと思います。

お忙しい中、大変恐縮ですが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

————————————————–
【大学】■■大学
【氏名】●●●●
【電話】080-・・・-・・・
【メール】▼@▼
————————————————–

まとめ

その他押さえておくべき常識

・返信はできるだけすぐ返す。最低でも24時間以内には返しましょう。
・深夜にメールを送らない(遅くともメールをするのは22:00まで)
・携帯アドレスからメールを送らない。PCのアドレスから送る

また、【どこでアドレスを知ったのかを書く】ということも必要です。
学生時代にお世話になった人ならまだしも、まったく見ず知らずの方にOB訪問を依頼する場合もあるでしょう。

その際、どこでアドレスを知ったのかが分からないと、不信感を抱かせてしまうかもしれません。

不安にさせないためにも、「○○さんに教えて頂きました」「○○で知りました」など一言添えておくのが望ましいでしょう。

以上のポイントを押さえ、相手に好印象を与えられるような依頼メールを作成しましょう。

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