内定辞退は電話がいい!気を付けたいマナーと伝え方~例文付き~

2017.1.23 公開 | 2017.1.23 更新

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あなたは内定辞退をするときにマナーや伝え方があるのを知っていますか?本記事では、電話で内定辞退する方法について例文とともにお伝えします。

あなたは「内定辞退したいけど辞退方法がわからない」、「どう話せば人事に納得してもらえるかわからない」と悩んでいませんか?

実は、内定辞退するときには、ビジネスマナーや正しい伝え方があります。

そこで今回は、「電話で内定辞退をする方法」詳しくご紹介します。

内定辞退時のマナーと伝え方

内定辞退の連絡をするときは、マナーと伝え方が大事です。内定辞退の主旨をスムーズに伝えるためにも、ここでしっかり覚えておきましょう。

内定辞退時に気を付けることは、以下の通りです。

電話で伝える

スマートホンが普及し、企業との連絡手段も電話よりメールのほうが多くなってきました。

しかし、大事な要件は電話で伝えるのがビジネスマナーです。
「人事に叱られるのではないか」、「人事にひきとめられるのではないか」など不安な気持ちはわかりますが、あなたに内定を出してくれた企業です、しっかり誠意をもって伝えましょう。

忙しくない時間帯に電話する

内定辞退の電話をする時に、気にしなければならないのが、電話する時間帯です。

基本的に忙しい時間帯は、始業時間と就業時間です。また、昼休みは、外出する人も多いので避けるのが無難です。

例えば、9時始業の会社の場合は10時から12時、14時から17時に電話するのが良いとされています。

早めに伝える

内定辞退時は早めに企業に辞退の主旨を伝えるのが、マナーです。

企業は、基本的に今年度どのくらいの人を採用するか決めています。あなたが辞退するのが遅くなれば遅くなるほど、企業が他の人を採用する時間が少なくなります。よって、できるだけ早く連絡しましょう。

理由を明確に伝える

企業に内定辞退を伝えるとき、一番知りたいことは、内定辞退の理由です。

というのも、企業はあなた一人を採用するためにたくさんの時間と労力、費用をかけています。

もしあなたが理由をはっきり伝えなければ企業に納得してもらえないかもしれません。

また、あなたが入社するときのために企業は準備をしていたかもしれません。
理由を明確にし、しっかり辞退理由を伝えましょう。

内定辞退時の例文

内定辞退するときに、何を伝えれば良いのか迷いますよね。

ここでは、そんな人のため内定辞退時の電話連絡の例文を紹介します。
例文は以下の通りです。●●●の部分を自分に合った内容に置き換えて使ってください。

例文

内定者:「お世話になっております。●●●大学の●●●と申します。」
    「人事の●●●さん、いらっしゃいますでしょうか?」
人事 :「お電話かわりました。人事の●●●です。」
内定者:「お世話になっております。●●●大学の●●●と申します。今お時間いただいてもよろしいでしょうか?」
人事 :「はい。大丈夫です。」
内定者:「大変申し上げにくいのですが、内定のほう辞退させていただきたくお電話いたしました。選考では大変お世話になったのにもかかわらず、申し訳ございません。」
人事 :「そうですか、できれば辞退の理由をお聞かせ願いたいのですが・・・」
内定者:「理由といたしましては、同時並行で進んでいた会社から内定をいただきまして、私はもともと●●●がしたいと考えておりましたので、そちらの会社に行くことに決めたからです。」
人事 :「そうですか、大変残念ではありますが、内定辞退の件、承知いたしました。」

例文のポイント

①最初に名乗る。
電話をする時に初めに自分の名を名乗るのはビジネスマナーです。

②時間の都合を聞く。
相手に時間があるかどうか、聞くのはその後を円滑に回すために不可欠です。

③敬語に気を付ける。
目上の人には、敬語を使いましょう。それがきっかけで怒られることもあるので、気をつけてください。

まとめ

ここでご紹介している「電話で内定辞退をする方法」をしっかり読めば、もし内定辞退することになったとしても、どうすれば良いかがわかります。

最後に、それぞれの要素をもう一度確認しておきましょう。

内定辞退時の伝え方
  • 電話で伝える
  • 忙しくない時間帯に電話する
  • 早めに伝える
  • 理由を明確に伝える
内定辞退時の例文のポイント
  • 最初に名乗る
  • 時間の都合を聞く
  • 敬語に気を付ける

最後に内定辞退は、企業に引きとめられることもありますし、怒られることもあるかもしれませんが、誠心誠意気持ち伝えれば、企業にもわかってもらえるはずです。

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