仕事を休む時の理由とマナー

2017.2.21 公開 | 2017.5.8 更新

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あなたは仕事を休む時のマナーを知っていますか? ここでは、仕事を休む時に使える理由やマナー、伝え方についてご紹介します。

あなたは「仕事を休む時の理由ってなにがいいの」、「休む時に気をつけるべきことは」と悩んだことはありませんか?

仕事を休む時には、気をつけるべきマナーや効果的な理由があります。

そこで、今回は、「仕事を休む時の理由とマナー」をご紹介します。
仕事を欠席することが初めての方でも欠席のマナーや伝え方が分かるので便利です。

仕事を休む時に有効な理由

やむを得ない場合で仕事を休む時に有効な理由は、「体調不良」です。
体調不良はだれにでもあてはまり、かつ受け入れざるえない理由だからです。

ただし、よく使われる欠席理由だけに会社も聞き慣れているため、より具体的に伝えることが大切です。
仮病だと思われない症状の理由にして、仮病じゃないかと疑われないようにしましょう。

【仮病で有効な欠席理由の例】
めまい、頭痛、腹痛、吐き気

上記の例は、外見では分かり辛い症状なので、欠席理由として有効です。

仕事を休む時のマナー

ここでは、仕事を休む時のマナーについて説明します。

直属の上司に連絡する

仕事を休む時は直属の上司に連絡するのがマナーです。
まずは、直属の上司に欠席とその理由を伝えましょう。

もし上司が席を外している場合は、先輩や他の人に伝えましょう。

また、上司にメールをして、その後改めて電話することも有効です。
一番やってはいけないことは無断欠勤なので、必ず誰かに欠席の主旨を伝えるように気をつけましょう。

電話で連絡する

仕事を休む時は電話で連絡するのがマナーです。

現代では、メールが普及し連絡手段も電話よりメールを使用する機会が多くなりました。
しかし緊急性を要する場合は電話を使用しましょう。

もしメールで欠席の連絡してしまうと、上司がメールを確認したかわかりませんし、上司に伝わるまでにタイムラグが発生してしまいます。
体調不良で電話をかけるのはつらいかもしれませんが、会社を欠席するときは極力電話で伝えましょう。

日時変更か代理をきちんと立てる

アポイントがある日に仕事を休む時は
日時変更か代理を立てるのがマナーです。

まずは、お客様に事情を説明し、日時変更が可能かどうかの連絡をしましょう。
もし日時変更が出来ない場合は、会社に連絡して代理を立てましょう。

アポイントの当日キャンセルや延期は、お客様からの信頼をそこなる可能性があるので、緊急な場合を除き避けることが大切です。

仕事を休む時の伝え方

ここでは、仕事を休む時の伝え方について説明します。

仕事を休む時の伝え方の順番は以下の通りです。

①クッション言葉を使う
まずは、相手に配慮したクッション言葉を使いましょう。
【例】
「お忙しい中、大変申し訳ないのですが」
「当日のご連絡となり大変恐縮ですが」

②欠席理由を伝える
次に、欠席の理由を伝えましょう。
【例】
「昨夜から39度の高熱が出ておりまして」
「今朝起きてから頭痛がありまして」

③業務状況を伝える
次に、業務の状況を伝えましょう。特にアポなどがない場合は不要です。
【例】
「本日、○○様から連絡が来る予定なので、○○して頂けないでしょうか」
「本日アポイントが入っていまして、代理で対応できないでしょうか?」

④お伺いをする
最後にお伺いをしましょう。
「今日は欠席いたします」などと断定してしまうと、判断の主体が自分になってしまうため避けましょう。
【例】
「・・・欠席させていただきたいのですが、よろしいでしょうか?」

まとめ

ここでご紹介している「仕事を休む時の理由とマナー」を実践して頂くと、仕事を休む時に気をつけるべきことがわかります。
最後に、それぞれの要素をもう一度確認しておきましょう。

◆仕事を休む時に有効な理由:体調不良

・だれにでもあてはまり、かつ受け入れざるえない理由なため

【例】めまい、頭痛、腹痛、吐き気

◆仕事を休む時のマナー

①直属の上司に連絡する

【上司が席を外している場合】
・先輩や他の人に伝える
・上司にメールをして、その後改めて電話する

②電話で連絡する
・上司がメールを確認したかわからない
・上司に伝わるまでにタイムラグが発生する

③日時変更か代理を立てる
【日時変更が出来ない場合】
会社に連絡して代理を立ててもらう

仕事を休む時の伝え方・
①クッション言葉を使う
②欠席理由を伝える
③業務状況を伝える
④お伺いをする

最初は、面倒に思われるかもしれませんが、ぜひ、ここでご紹介した「仕事を休む時の理由とマナー」を読んでみてください。

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