引継ぎが上手く行かない原因って?仕事に影響が出ない完璧な引き継ぎ方法

2017.3.30 公開

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仕事の引き継ぎ方法が上手く行かない方必見!仕事の引継ぎが上手く行かない原因を理解し、完璧に引き継ぐ方法をご紹介します。

皆さんは、会社内の異動、役職が付く、退職などで、今の仕事を引き継ぐ必要があるかと思います。
しかし、思うようにいかず、仕事を引き継ぐことができないと悩んでいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、引継ぎが出ない原因と、引継ぎができない事で出る影響、そして引継ぎを完璧に行うための方法をご紹介します。

仕事の引継ぎが上手くできない2つの原因

では、仕事の引継ぎが上手くできない主な原因とは何でしょうか。
ここでは、引継ぎが上手くできない原因を2つに分けて説明します。

仕事に関係している人を把握していない

引継ぎができない人は、その引継ぎをする仕事に誰が関わっているかをはっきりさせていない事が原因としてあります。
仕事に誰が関わっているかが分からないと、どの人にどういう指示を出せば良いかが見えません。

指示する人が見えないと、各々担当すべてき仕事の抜け漏れが出てしまい、引継ぎが上手く行かないのです。

引継ぎのある仕事に誰が関わっているのかが分からないために、仕事を上手く引き継ぐことができないのではないでしょうか。

何も考えずに仕事を丸投げする

仕事を上手く引き継げないのは、何も考えずに仕事を丸投げしてしまうのも、原因になります。

丸投げされた相手が、仕事に対してある程度の知見と理解がある人であれば、何とかできるかもしれませんが、相手が引き継ぐ仕事に対して理解が無い人であると、丸投げされたところで、何をして良いのか分からないです。

自分は丸投げしているつもりでいなくても、相手からしたら1から教えてほしい仕事もあるかもしれません。
相手の立場になって考えてみると、丸投げされた仕事は何から手を付けて良いか分かりませんよね。

よって、丸投げしてしまう事が、仕事の上手く引き継ぐことができない原因になります。

引継ぎができないと発生する影響

では、引継ぎができない事で、どんな影響が出るのでしょうか。
ここでは、引継ぎができない事で発生する影響をご紹介します。

引き継がれた人の仕事がはかどらない

引継ぎができないと、相手の仕事がはかどりません。

仕事がはかどらないと、生産性が下がるため、組織の損失として出てしまいます。
自分は関係ないと思っていても、組織としてマイナスであれば、それは大きな影響です。

そうなると、仕事を上手く引き継がなかった自分の責任となり、評価にも影響してしまう可能性があります。

自分の仕事にも影響がでる

また、引継ぎが上手く行かない事で、自分の仕事にも悪影響が出てしまいます。
仕事の引継ぎができていないと、相手は何度も聞きに来ます。

相手は申し訳ないと思いつつも、引継ぎが上手く行っていないため、聞く必要性に迫られてしまうのです。

そうなると、自分の生産性も下がり、結果自分の仕事に影響が出てしまいます。

両者に影響が出ない完璧な引き継ぎ方法3STEP

では、引継ぎが上手く行くためにはどうしたら良いでしょうか。
ここでは、両者の仕事に影響が出ない、完璧な引継ぎ方法をステップに分けてご紹介します。

1.関係する人を明確にする

まずは、引き継ぐ仕事に関係している人を明確にしましょう。
仕事に関係している人を明確にする事で、誰にどの仕事を依頼すべきが明確になるからです。

例えば、仕事に関係する人を図で書いてみるのも良いでしょう。
そうする事で、仕事への依頼を漏れなくできます。

まずは、引き継ぐ仕事に関係している人を明確にしましょう。

2.全体のスケジュールを決める

誰にどの仕事を依頼するかを決めたら、次は全体のスケジュールを抑えましょう。
誰にどの仕事をいつまでに依頼するかを考え、その後に各々のスケジュールを抑え、MTGをしながらすり合わせをしていくとスムーズに引き継ぐことができます。

また、依頼する仕事には必ず期限を切る事を心掛けましょう。
期限を切らず、だらだらしてしまうと、依頼する相手の時間を余計に取ってしまう事になり、とても迷惑です。

仕事を引き継ぐときは、必ずスケジュールを抑えましょう。

3.指示書、マニュアルは誰が見ても分かるように作成する

誰にどの仕事をいつまでに引き継ぐかを決めたら、その人達への指示書、マニュアルを作成しましょう。
マニュアルを作成する時は、簡潔に詳しく書く事をお勧めします。

例えば、1動作1言で、手順を分け、クリックをしたら○○、ページをめくったら○○と詳細に記載しましょう。

気を付けたいのは、分かるだろ言うという考えで作成する事です。
分かるだろうと自分の主観で作成してしまうと、相手が分からない時に、自分に聞きに来る事になるので、時間を取ってしまいます。

あくまで、誰が見ても分かるような指示書、マニュアル書にするのが基本です。

リスクを想定しておく

最後に、引き継ぐときのリスクをしっかりと把握しておきましょう。
仕事をしていくうえで、リスクが起きない事はありません。

例えば、スケジュールが押してしまう事や、仕事に関係する人がやめてしまったりなど、想定できる範囲で、リスクと対応策を考える事がとても重要です。

リスクを想定しておくことで、仮にリスクが起きても対応でき、余裕を持って引継ぎができるからです。

引継ぎの際は、想定できる範囲でリスクを想定しておきましょう。

引継ぎは相手が納得して仕事ができる事が大切

いかがでしたでしょうか。

本記事では、引継ぎを上手にこなす方法をご紹介しました。
いくら自分が引き継いだと思っても、相手が理解して仕事ができなければ、それは引き継いだとは言えません。

引継ぎは、その仕事を相手が納得してできている事が大切なのです。
本記事を参考に引継ぎを上手に行い、仕事を円滑に進めてみてください。

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転職エージェント研究所の所長。転職のことなら何でも知ってる。おせっかい。

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