【テンプレート付】差がつく転職テク!今さら聞けない、メールマナーと返信事例

2016.11.9 公開

Message Letter Envelope Chat Graphic Concept

こんにちは。転職エージェント研究所のアイです。

「このメールの返信文って、この内容で問題ないでしょうか?」
この例は、転職エージェント研究所によく寄せられる質問の一つです。

皆さんも、応募先企業との『メールでのやりとり・内容』に不安を感じたことってありませんか?

エントリーをするとき、面接の調整をするとき、質問を問合せするときなど、転職活動中の主なコミュニケーションは『メールでのやりとり』になります。

えっ!?選考に関係ないのでは?
確かにその通りです。
選考には含まれていません。

しかし、ビジネスマナーに沿った『メールのやりとり』が出来ないと、応募先企業の人事担当者にマイナスの印象を与えてしまいます。

また、メールの中身はついつい軽視しがちですが、メールを送る場合は、筋道だった報告・共有はもちろん、読み手が理解・行動ができるものでなければいけません。

だからこそ、書き方や送り方によっては、評価を下げてしまうこともありますが、逆に評価を上げることも可能ではないでしょうか?

今回は、応募先企業の人事担当者に好印象を与える、正しいメールの作法をご説明しようと思います。

転職活動中のメールマナー基本事項と注意点

メールは気軽に発信できるので、忙しいときには、『返信が遅れる』『内容を確認しないで送信』など、一方的なコミュニケーションになってしまいます。
これでは確実にマイナスの印象を与えてしまいます。

ここでは、まず、応募先企業への必ず押さえておきたいマナーの基本事項を説明しますね。

件名は要件を簡潔に!必ず自分の名前を入れる!

メールを受信したときに、最初に目に入るのはタイトル。
たくさんの求職者の対応をしている人事担当は、短時間のうちに何通ものメールを処理しなければなりません。

メールのタイトルを見て、中身をすぐ見るか、後回しにするか判断する場合もあります。したがって、件名には細心の注意を払う必要があります。

例として、

  • 【面接】日程調整について
  • 【御礼】ご回答ありがとうございます
  • 【ご質問】提出書類について

誰が見てもひと目で内容が分かるような、的確かつシンプルなものが理想です。

また、必ず件名の最後に名前を入れておきましょう。
どの求職者からのメールなのかがひと目で理解できますので、チェックがしやすくなります。

メールの送信時間に注意をする

メールは基本的に、常識外となる時間はありません。
しかし、読み手の営業時間にあわせて送信するなどの配慮は必要です。

なぜなら、人によっては深夜送信のメールをもらうことで、ビジネスパーソンとしての業務量の調整力と生産性等に疑問を感じる可能性もあるからです。

どうしても深夜に送る場合は、次の日の朝に送信機能で予約をするなどの対応をしましょう。

返信期限は一般的には24時間以内

これはもう、基本中の基本ですね。
どうしても返信が間に合わない場合は、「返信が遅くなりまして、大変失礼いたしました」などを一言添えて連絡をしましょう。

また、すぐに返信できない内容の場合であれば、メールの『受領確認と返信期日』を明記した内容にて連絡をとりましょう。
メールの確認と次回連絡日時が相手側に伝わるため、その後の予定が組みやすくなります。

応募先企業からのメールは出来る限り早く対応するのがおすすめです。
人事側に「レスポンスの早い人だ」という印象を与えることができます。

署名は必ず個人名!アカウントもプライベート用を

メール文末の署名に、現在働いている『会社名や部署名』を入力する必要はもちろんありません。
送信するメールアドレスも会社のものを使ったり、会社の署名に記載するのもNGです。
万が一転職活動の内容が現在働いている会社に見つかった場合、心象が悪くなりますよね。また応募先企業からも常識を疑われてしまいます。

署名に入れる入力項目としては、

  • 名前
  • 住所
  • 電話番号
  • メールアドレス

ビジネスメールと同じように、『署名』と分かるように枠で囲うなどの工夫が必要です。

自分で確認できることは聞かない

「気になったことは聞いておきたい!」
という気持ちは素晴らしいのですが、応募前の求人広告や応募先企業のホームページなどで確認できる内容を尋ねるのはNGです。

日々忙しい企業の人事担当者にマイナスの印象を与えてしまいます。

「書いてあるのだから、しっかり読んでよ!」って思ってしまいますよね。
他にも、具体的な給与のことや残業のこと、細かい待遇のことは尋ねても現段階では回答がもらえません。

こちらも、マイナス印象になるだけなので避けたほうがよいでしょう。

基礎事項は、意外に見落としがちなので1度振り返りましょう。

件名・メール送信時間・返信期限・署名・応募前に確認できる内容には十分注意して応募先企業とのメールコミュニケーションに臨みましょう!

『メールでのやりとり』っていつ発生するの?タイミングを知ろう!

基本事項が頭に入ったところで、次は応募先企業との『メールでのやりとり』の発生タイミングを知っておきましょう。

タイミングに合わせた内容にすることはもちろんですが、事前に発生タイミングを知っておくことで、心構えができますよね。

1.エントリー(応募)

「応募先企業で働きたい!」という動機を伝えるメールです。
応募職種と名前をしっかりと明記し、読み手となる人事担当者にとって分かりやすい文章にしましょう。

転職サイトなどを利用している場合、エントリーに関してはクリックするだけで済む場合もあるので、エントリーでメールを送る必要があるのは直々に応募する場合になります。

2.面接の日程調整

一番発生頻度の高いのが、面接日程の調整です。
お互いの認識に齟齬がないように、いただいた日時等を返信時に再度記載しておきましょう。

転職エージェントを利用する場合は、日程調整をキャリアアドバイザーが仲介してくれることがほとんどです。
その際は、キャリアアドバイザーと連絡をとることになりますが、応募企業でないからといって油断は禁物です。

キャリアアドバイザーとのメールのやりとりも失礼のないようにしましょう。

3.応募先企業への質問

質問する際は特に注意が必要になります。
謙虚な気持ちで、読み手が理解できるような文章を心掛けながら質問をしましょう。

また、こちらから質問をしているのでお礼も込めて返信は必須です。

4.選考時に必要な書類送付

選考時に書類送付を求められた場合は、必ずメールに添付した資料名を記載しましょう。

また、添付漏れなどによるメールの再送が少なくないようですが、あまり印象の良いものではありません。
必ず送信前に『送信先アドレス・添付資料』をチェックし、誤送信や添付漏れを事前に防ぎましょう。

5.内定

内定時の『メールでのやりとり』は受諾・保留・辞退の3パターンに分かれます。
内定の連絡をもらえたことに関する感謝の気持ちを述べたあとに、自身の進退に関する内容を伝えましょう。

『メールでのやりとり』の発生タイミングは意外に多いもの。
各タイミングでの求められる内容も違うため、しっかりと把握しておくことで、応募先企業へのマイナスの印象を与えてしまうケアレスミスを防げます!

特に、面接の日程調整は発生頻度も多いですし、スムーズに調整をしないと応募先企業の人事担当へのストレスにもなります。
十分気を付けてコミュニケーションをしましょう。

この後、ケース別のメール例文をご紹介しますが、内定後の手続きや受諾・保留・辞退の決定に関しては、以下の記事も参考にしてみてください。

困ったときに役立つメール送信・返信例文と注意点

それでは、各発生タイミングごとでの返信事例と注意点をご紹介します。
ぜひ参考にしてください。

【面接日程調整】応募先企業から頂いた日程がNGの場合

————————————————————————
件名:Re:面接日程について(転職 太郎)

株式会社◎◎商事 人事部 ◎◎様

いつも大変お世話になっております。
転職 太郎です。

ご連絡をいただきありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、頂いた日程ですと、
別件が入ってしまっているため、お伺いすることができません。

代替日として、下記日程でしたら問題ないのですが、
再度、日程をご調整していただくことは可能でしょうか?

11月15日(火) 13:00〜16:00
11月16日(水) 11:00〜13:00
11月17日(木) 16:00〜18:00

お忙しい中お手数をおかけしますが、
何卒よろしくお願いいたします。
————————————————————————

日程の再調整を依頼するメールは特に注意が必要です。
人事担当者がメールを見てスムーズに動けるように、

  • 必ず代替日を3日程以上

  • 日にちと曜日が間違っていないかをチェック

    してください!

    また件名も、日程調整に関しての返事だということを分かりやすくするために、Re:は残して返信しましょう。

    【書類添付】選考に必要な書類を添付する場合

    ————————————————————————
    件名:【面接資料送付】◎月◎日の面接用をお送りします(転職 太郎)

    株式会社◎◎商事 人事部 ◎◎様

    いつも大変お世話になっております。
    転職 太郎です。

    先日ご依頼いただきました、◎月◎日の面接用の
    職務経歴書と面接課題を添付にてお送りいたします。
    下記ご確認ください。

    【添付内容】
    ・職務経歴書.docx
    ・面接課題.pdf
    ※添付ファイルは2点

    お忙しいところお手数をおかけいたしますが、ご査収願います。

    また、ご不明点等ございましたら、
    転職太郎までご連絡頂ければと思います。

    何卒よろしくお願いいたします。
    ————————————————————————

    資料を添付する場合の注意点としては、

    • 件名に添付を明記
    • 本文に添付ファイル名と数を明記

    になります。

    さらに、誤送信や添付漏れを防ぐために、送信アドレスのチェック&添付の確認を必ずすることが重要になります。

    【返答保留】内定の返答期限を延長してもらう場合

    ————————————————————————
    件名:Re:選考結果のご連絡(転職 太郎)

    株式会社◎◎商事 人事部 ◎◎様

    いつも大変お世話になっております。
    転職 太郎です。

    内定のご連絡をいただきまして、ありがとうございます。

    誠に恐縮ですが、返答について少し検討期間を頂けないでしょうか?

    貴社の面接にてお話をしましたが、他社の面接も同時に進行しており、両方の結果を聞いてみてから判断したいと考えております。

    私にとっても、今後を左右する決定ですので、
    貴社に失礼のないよう、悔いのない状態で入社させていただこうと思っております。

    つきましては、誠に恐縮ではございますが、
    返答を○月△日までお待ちいただくことは可能でしょうか?

    こちらの都合で大変恐縮ではございますが、
    ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。
    ————————————————————————

    返答期限の延長を応募企業先に依頼する場合は、あくまでも『お願いする』ということを忘れずに、連絡しましょう。

    必ず『理由と期日』を明記し、応募先企業の人事担当者へ交渉してください。
    しかし、延長できたとしても最大1週間ほどですので、最終面接の段階である程度決めておくのが良いでしょう。

    『メールのやりとり』は落ち着いて丁寧に対応を

    いかがでしたか?
    転職活動における『メールでのやりとり』のコツが少しでも分かっていただけたら幸いです。

    今までご紹介してきたとおり、応募先企業との『メールでのやりとり』は皆様が日々ビジネスシーンでやりとりしている内容と大きな違いはありません。

    ただ、いつもと違うのは、転職活動中であるということ。
    そして、個人対応募先企業といった形であること。

    この点に注意して、落ち着いて丁寧に対応をすれば、まったく問題はありません。
    心配であれば、送信前に何回チェックしても大丈夫なんです。

    せひ本日ご紹介したメールマナーと返信事例を活用して、転職活動に役立ててください。

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